Salah satu inti dari keberhasilan setiap organisasi dan perusahaan adalah hubungan karyawan atau employee relations (ER). Hubungan yang baik antara manajemen dan karyawan tidak hanya menciptakan lingkungan kerja yang harmonis, tetapi juga memengaruhi produktivitas dan kepuasan kerja.
Panduan berikut ini akan menjelaskan apa itu employee relations (ER), pentingnya ER, dan strategi untuk membangun hubungan yang baik, serta dampak positifnya terhadap produktivitas dan pertumbuhan bisnis.
Apa Itu Employee Relations?
Employee relations merujuk pada hubungan antara perusahaan dan karyawan. Ini mencakup semua aspek interaksi antara manajemen dan karyawan, termasuk komunikasi, kebijakan, konflik di tempat kerja, dan kesejahteraan karyawan. Memahami pentingnya employee relations adalah langkah pertama untuk menciptakan lingkungan kerja yang positif.
Fungsi Employee Relations
Secara umum, Employee Relations (ER) adalah bagian penting dari manajemen SDM yang bertujuan untuk membangun hubungan positif antara karyawan dan manajemen. Ini dapat menciptakan lingkungan kerja yang produktif, harmonis, dan memotivasi, serta memastikan bahwa kebutuhan dan hak karyawan dihargai dan dilindungi.
Fungsi employee relations dapat mencakup:
- Manajemen Konflik: Mengelola dan menyelesaikan konflik antara karyawan atau dengan manajemen.
- Problem Solving: Menangani masalah dan keluhan karyawan dengan adil dan cepat.
- Kebijakan Karyawan: Mengembangkan dan menjaga kebijakan yang mengatur perilaku dan hubungan antara karyawan dan perusahaan.
- Komunikasi Terbuka: Mendorong komunikasi terbuka dan transparan antara manajemen dan karyawan.
- Pelatihan dan Pengembangan: Menyediakan pelatihan untuk manajemen dalam komunikasi efektif dan manajemen konflik.
- Peningkatan Kesejahteraan Karyawan: Memastikan program-program kesejahteraan yang mendukung keseimbangan kerja-hidup karyawan.
Pentingnya Employee Relations dalam Organisasi
Karyawan adalah mesin penggerak setiap organisasi dan perusahaan. Oleh karena itu, menjaga hubungan baik antara karyawan-pengusaha dan antar-karyawan adalah suatu keharusan. Manajemen employee relations yang efektif dapat membawa berbagai keuntungan, di antaranya:
1. Komunikasi di Tempat Kerja yang Lebih Efektif
Membangun hubungan yang kuat antara pengusaha dan karyawan mendorong komunikasi terbuka di seluruh organisasi, baik secara umum maupun pada tingkat personal. Ini memungkinkan karyawan memahami harapan, tujuan, dan kontribusi mereka dalam mencapai hasil yang diinginkan.
2. Konflik Kerja yang Berkurang
Hubungan yang solid antara manajemen dan tim menciptakan atmosfer yang mendorong dialog dan percakapan jujur. Ini memungkinkan penyelesaian masalah sebelum mereka berkembang menjadi kontroversi. Dan ketika konflik terjadi, adanya platform untuk mengatasi masalah memastikan bahwa suara karyawan didengar dan penyelesaian konflik dilakukan dengan cepat dan efektif.
3. Moral dan Loyalitas Karyawan Meningkat
Melihat karyawan sebagai mitra dalam suatu hubungan menunjukkan rasa hormat dan penghargaan. Saat karyawan merasa terhubung secara positif dengan tempat kerja, mereka merasa lebih puas dan produktif dalam pekerjaannya. Lingkungan kerja dengan moral yang tinggi membuat orang merasa lebih puas dan berkomitmen pada perusahaan tempat mereka bekerja.
4. Reputasi yang Baik sebagai Pemberi Kerja
Karyawan yang merasa dihargai di tempat kerja akan memberikan testimoni positif tentang perusahaan mereka kepada orang lain. Perusahaan dengan hubungan karyawan yang kuat seringkali memiliki reputasi yang lebih baik di mata calon karyawan, pelanggan, investor, dan pemangku kepentingan lainnya. Hal ini dapat membawa peluang bisnis yang lebih besar bagi organisasi.
5. Tingkat Pergantian Karyawan Menjadi Lebih Rendah
Karyawan yang memiliki hubungan baik dengan perusahaan mereka cenderung fokus pada aspek positif pekerjaan mereka, membuat mereka lebih puas dan kurang cenderung mencari peluang kerja lainnya. Ini memungkinkan organisasi mempertahankan karyawan yang berharga dan produktif dalam jangka waktu yang lebih lama, mengurangi tingkat pergantian (turn over).
6. Peningkatan Kinerja Organisasi
Mempertahankan karyawan yang puas dan termotivasi adalah faktor kunci dalam kinerja organisasi secara keseluruhan. Ketika pekerja merasa terhubung dengan perusahaan dan merasa berkembang dalam perannya, mereka menjadi lebih produktif dan termotivasi untuk memberikan kontribusi menuju kesuksesan jangka panjang bisnis tersebut.
Contoh Hubungan Karyawan (Employee Relations)
Ketika organisasi menghormati hak-hak karyawan dan memenuhi harapan mereka, masalah hubungan karyawan (employee relations) kemungkinan lebih jarang berkembang menjadi masalah serius. Membangun hubungan karyawan (sebagai prioritas memerlukan integrasinya di seluruh operasi dan siklus kehidupan karyawan.
Berikut adalah berbagai contoh masalah hubungan karyawan:
- Penerimaan Karyawan Baru: Program penerimaan karyawan yang baik memberikan kesan positif pertama dan memastikan karyawan merasa diterima dan siap untuk memulai tugas mereka.
- Manajemen Konflik di Tempat Kerja: Konflik di tempat kerja adalah masalah umum dalam hubungan karyawan. Perusahaan mesti memiliki prosedur formal dan profesional ER (Employee Relations Officer) untuk membimbing proses tersebut dapat mencegah konflik meningkat dan menciptakan suasana positif.
- Absensi yang Tidak Terduga: Kehadiran yang tidak terduga mengganggu alur kerja. Pendekatan ER mencari penyebab absensi dan bagaimana mengatasi masalah tersebut dengan dukungan atau restrukturisasi prosedur kerja.
- Pemberontakan: Insubordinasi melemahkan kemampuan pemimpin. Employee relations dapat membantu mencegahnya dengan menetapkan harapan perilaku, memberikan pelatihan komunikasi untuk manajer, memiliki kerangka kerja penyelesaian konflik, dan mempromosikan budaya kerja sama dan saling menghormati.
- Perilaku Buruk Karyawan: Employee relations yang efektif menetapkan standar perilaku yang tidak akan ditoleransi dengan kebijakan yang jelas, metode pelaporan yang bersifat rahasia, dan prosedur penyelidikan.
- Kesejahteraan Karyawan: Investasi dalam kesejahteraan karyawan, seperti program bantuan karyawan, fleksibilitas kerja, cuti kesehatan mental berbayar, dan keanggotaan gym, menunjukkan bahwa organisasi memperhatikan kesehatan dan kebahagiaan karyawan.
- Kesehatan dan Keselamatan Kerja: Memastikan keselamatan fisik dan mental karyawan kritis untuk kesuksesan organisasi. Menekankan pada standar keselamatan industri dan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung adalah kunci.
- Hubungan Buruh dan Industri: Hubungan antara pengusaha dan serikat pekerja adalah pondasi dari hubungan karyawan. Mempertahankan saluran komunikasi terbuka adalah kunci untuk menghindari kesalahpahaman. Tugas semacam ini (lebih luas) juga dapat disebut Industrial Relations.
Jadi, contoh employee relations di atas menggambarkan bahwa setiap isu berkaitan dengan aspek kontraktual, emosional, fisik, atau praktis dari hubungan karyawan-pengusaha dan bahkan beberapa dimensi sekaligus. Pemahaman dan penanganan masalah-masalah ini dengan bijaksana dapat membangun dasar kepercayaan dan kerja sama yang kokoh di tempat kerja.
Strategi Membangun Employee Relations yang Efektif
Berikut adalah beberapa tips membangun strategi employee relations (ER) yang baik dan efektif:
- Komunikasi Terbuka: Fasilitasi komunikasi dua arah antara manajemen dan karyawan, termasuk umpan balik teratur dan forum diskusi.
- Keadilan dan Transparansi: Terapkan kebijakan yang adil dan transparan dalam hal promosi, gaji, dan penghargaan.
- Pengakuan dan Apresiasi: Kenali pencapaian karyawan dan apresiasi secara terbuka, entah itu melalui penghargaan formal atau pujian informal.
- Pelatihan & Pengembangan Karyawan: Dukung pertumbuhan profesional karyawan melalui pelatihan & pengembangan keterampilan, dan peluang promosi internal.
- Penyelesaian Konflik yang Adil: Miliki prosedur penyelesaian konflik yang adil untuk mengatasi masalah dengan cepat dan secara memuaskan.
Dampak Employee Relations pada Produktivitas dan Pertumbuhan Bisnis
Berikut adalah pengaruh employee relations terhadap produktivitas karyawan dan pertumbuhan perusahaan:
- Peningkatan Produktivitas: Karyawan yang merasa dihargai cenderung bekerja lebih keras, meningkatkan produktivitas individu dan tim.
- Dorongan Inovasi dan Kreativitas: Lingkungan kerja yang positif merangsang kreativitas, membantu dalam pengembangan ide baru dan inovasi produk atau layanan.
- Pertumbuhan Bisnis: Karyawan yang puas menjadi duta merek perusahaan, membangun citra positif yang mengarah pada pertumbuhan penjualan dan reputasi bisnis yang kuat.
- Peningkatan Kualitas Layanan: Karyawan yang senang memberikan layanan pelanggan yang lebih baik, meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperkuat hubungan bisnis jangka panjang.
Peran HR dalam Employee Relations
Dikatakan dengan benar bahwa keberhasilan dan kegagalan suatu organisasi berbanding lurus dengan hubungan yang dibangun di antara karyawan. Inilah pentingnya peran HR dalam employee relations (ER). Karyawan harus memiliki hubungan yang baik satu sama lain dan terhadap manajemen, jika tidak, mereka akan selalu terlibat dalam pertengkaran satu sama lain.
Kepercayaan adalah kunci
Tidak ada yang mungkin tanpa kepercayaan. Anda harus percaya pada orang lain untuk mendapatkan yang terbaik dari mereka. Kepercayaan hanya datang ketika Anda merasa nyaman dengan orang lain. Individu tidak selalu bisa membuat keputusan sendiri. Karyawan bersama-sama dapat membahas hal-hal di antara mereka, menghasilkan ide-ide inovatif, dan menyelesaikan tugas-tugas dengan lebih cepat.
Profesional SDM atau HRD (Human Resources Department) memainkan peran kunci dalam mengikat karyawan bersama-sama. melakukan aktivitas tertentu yang membantu memperkuat ikatan di antara karyawan dan mendekatkan mereka.
Orang yang bertanggung jawab atas aktivitas SDM berperan penting dalam melibatkan semua karyawan dalam sesuatu yang produktif yang memberi mereka kesempatan untuk saling mengenal dengan baik. Individu begitu tenggelam dalam rutinitas kerja sehari-hari mereka sehingga mereka hampir tidak punya waktu untuk berinteraksi satu sama lain.
Banyak dari mereka bahkan tidak tahu nama lengkap orang yang duduk di sebelah tempat kerja mereka. HR Department (HRD) harus memastikan bahwa berbagai kegiatan kelompok diatur di tempat kerja untuk membawa semua karyawan ke satu platform bersama.
Kepuasan kerja menciptakan loyalitas
Banyak penelitian menunjukkan bahwa jika karyawan puas dengan tugas dan tanggung jawab pekerjaan mereka, mereka cenderung tetap bahagia dan menghindari konflik satu sama lain. Individu mengembangkan perasaan kepercayaan dan loyalitas terhadap organisasi mereka dan tidak membuang waktu dan energi mereka dalam tugas-tugas yang tidak produktif.
Atur berbagai kegiatan seperti pertemuan kecil di tempat kerja. Mintalah setiap orang membawa beberapa hidangan sesuai dengan selera dan kenyamanannya. Biarkan karyawan menikmati bersama-sama. Karyawan cenderung membicarakan banyak hal selain pekerjaan rutin dalam pertemuan informal semacam ini.
Salah satu hari mungkin hari terakhir bulan harus ditetapkan dengan tujuan tunggal merayakan ulang tahun yang jatuh pada bulan tersebut. Sebagai contoh, semua orang yang lahir di bulan Mei harus merayakan ulang tahun mereka bersama-sama pada hari terakhir bulan yaitu 31 Mei yang akan sangat membantu mereka tetap bertenaga selama satu tahun ke depan.
HRD seharusnya mengirim email formal mengundang semua orang. Biarkan semua orang menikmati dan bersenang-senang. Bagi setiap individu menjadi beberapa kelompok dan mintalah setiap kelompok untuk melakukan sesuatu.
Satu kelompok mungkin bertanggung jawab untuk dekorasi tempat acara; kelompok lain dapat mengurus kue serta makanan lainnya, dan seterusnya. Orang HR seharusnya mendukung setiap kelompok untuk memastikan bahwa tidak ada yang mengalami kesulitan dalam mengatur hal-hal.
Departemen SDM memfasilitasi partisipasi karyawan
Tanggung jawab tim HRD adalah mengatur berbagai acara seperti hari olahraga, hari tahunan, hari hijau, dll. Karyawan harus didorong untuk berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan ekstrakurikuler semacam ini. Karyawan dapat bersantai dengan cara ini dan beristirahat dari pekerjaan rutin mereka.
Masalah muncul ketika pekerjaan menjadi monoton. Karyawan seharusnya menikmati datang ke kantor, bukan menganggap pekerjaan sebagai beban.
HRD bersama dengan HR Manager dan stakeholder terkait harus menampilkan nama-nama yang berprestasi terbaik setiap bulan di papan pengumuman perusahaan. Kirim juga email selamat.
Profesional SDM bersama dengan pengawas bahkan dapat memberikan piala kecil sebagai tanda penghargaan kepada yang berprestasi terbaik.
Lakukan kegiatan ini di hadapan semua orang. Mereka yang telah berprestasi baik mulai percaya pada manajemennya lebih banyak dan berusaha keras untuk memenangkan lebih banyak piala di masa depan. Semua orang tahu tentang kinerja satu sama lain dan terinspirasi juga.
Pertemuan kecil dapat membawa dampak besar
Saat membuat kebijakan organisasi, departemen sumber daya manusia harus menetapkan waktu makan siang bersama untuk semua karyawan. Tentukan setengah jam untuk hal tersebut dan pastikan bahwa tidak ada yang bekerja di tempat kerja mereka selama waktu makan siang. Semua orang harus datang bersama-sama di kantin kantor dan makan siang bersama.
Ketika orang duduk bersama, setengah dari masalah mereka menghilang dengan sendirinya. Karyawan membagikan kesedihan, ketidakpuasan, dan berbagai masalah lain dengan rekan kerja mereka dan dengan cara ini mendekatkan diri satu sama lain. Orang mengembangkan ikatan yang lebih baik dengan cara ini.
Sambut karyawan baru dengan tangan terbuka
Ketika seorang karyawan baru bergabung dengan organisasi, pastikan dia disambut hangat oleh semua orang. Program induksi seharusnya dilakukan di auditorium atau ruang konferensi sehingga semua orang dapat diundang. Minta anggota baru untuk memperkenalkan dirinya dengan baik.
Biarkan orang lain tahu bahwa anggota baru telah bergabung ke dalam keluarga mereka untuk membantu mereka dalam tugas mereka.
Departemen SDM bersama dengan manajer harus berkomunikasi dengan jelas mengenai tanggung jawab utama kepada karyawan untuk mendapatkan yang terbaik dari mereka dan menghindari ketidakpuasan nantinya.
Employee Relations (ER) vs Human Resources (HR)
Pada dasarnya, hubungan karyawan (employee relations) dapat mencakup dalam salah satu fungsi HR sehingga juga disebut sebagai HR Employee Relations. Namun, secara umum, ada perbedaan mendasar antara employee relations (ER) dan human resources (HR):
- Human Resources (HR) adalah aktivitas operasi yang lebih luas yang mengarahkan semua aspek pengelolaan kekuatan kerja dan lingkungan kerja suatu organisasi, termasuk rekrutmen, training & development, kompensasi & manfaat, compliance, serta kesehatan dan keselamatan.
- Employee Relations (ER) adalah fungsi khusus yang mempertimbangkan seluruh pengalaman karyawan untuk menjaga hubungan organisasi dengan karyawan dan interaksi mereka satu sama lain.
Contoh perbedaan antara HR dan ER misalnya dalam konsep lingkungan kerja suatu organisasi. HR akan memperhatikan logistik dan memastikan ruang kerja aman dan terlengkapi dengan baik. Sementara itu, ER akan berfokus pada seberapa terlibatnya karyawan dengan pekerjaan mereka dengan memahami bagaimana mereka mengalami lingkungan tersebut.
Jadi, HR mengelola aspek operasional dan logistik, sedangkan ER lebih berorientasi pada pengalaman karyawan dan interaksi mereka, memastikan hubungan yang positif dan produktif di tempat kerja.
Job Descriptions Employee Relations
Spesialis Hubungan Karyawan (Employee Relations Specialist) dapat bertanggung jawab untuk memastikan hubungan yang positif antara perusahaan dan karyawan serta menangani isu-isu hubungan karyawan secara efektif. Mereka memainkan peran penting dalam mempertahankan budaya kerja yang sehat dan mendukung produktivitas di seluruh organisasi.
Secara ringkas, tugas dan tanggung jawab Employee Relations meliputi manajemen konflik, pemecahan masalah, mengawasi kebijakan hubungan karyawan, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.
Tugas dan Tanggung Jawab
- Memfasilitasi dialog terbuka antara manajemen dan karyawan.
- Menangani konflik dan memfasilitasi resolusi dengan keadilan dan keberpihakan.
- Mengelola proses keluhan karyawan, menyelidiki masalah, dan memberikan solusi yang tepat.
- Mengembangkan, memantau, dan mengevaluasi program-program hubungan karyawan.
- Menyediakan pelatihan untuk manajer dalam komunikasi efektif dan manajemen konflik.
- Memastikan kebijakan dan prosedur hubungan karyawan di perusahaan terus diperbarui sesuai dengan peraturan terkini.
- Memberikan dukungan pada manajemen dalam situasi terkait disiplin dan pemecatan, memastikan keadilan dan kepatuhan hukum.
- Mendukung program kesejahteraan karyawan, termasuk program kesehatan dan kebugaran, serta inisiatif kesejahteraan lainnya.
Requirements
- Gelar sarjana dalam bidang SDM, Psikologi, Humum, Hubungan Internasional, Politik, dan jurusan terkait.
- Pengalaman kerja minimal 3-5 tahun di bidang hubungan karyawan atau peran terkait.
- Pengetahuan mendalam tentang hukum ketenagakerjaan dan kebijakan hubungan karyawan.
- Kemampuan komunikasi lisan dan tertulis yang sangat baik.
- Kemampuan memimpin perubahan dan merencanakan inisiatif pengembangan hubungan karyawan.
- Kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan dan menangani situasi konflik dengan bijaksana.
- Pemahaman mendalam tentang budaya perusahaan dan kemampuan memelihara dan memperkuatnya.
- Keterampilan interpersonal yang kuat dan kemampuan membangun hubungan kerja yang positif.
Catatan: Detail pekerjaan dan persyaratan bisa disesuaikan berdasarkan ukuran dan industri perusahaan, namun inti dari posisi ini adalah memastikan hubungan yang positif dan produktif antara perusahaan dan karyawan.
Perbedaan Employee Relations (ER) dan Industrial Relations (IR)
Employee Relations (ER)
Employee Relations (Hubungan Karyawan) adalah cabang dari manajemen sumber daya manusia dan salah satu fungsi HR yang berkaitan dengan interaksi dan hubungan antara karyawan dan manajemen dalam suatu organisasi.
Fokus utama employee relations adalah menciptakan lingkungan kerja yang positif, produktif, dan harmonis. Ini melibatkan manajemen konflik, pemecahan masalah, komunikasi terbuka, dan mengelola kebijakan yang memengaruhi karyawan.
Fitur Utama:
- Fokus pada Individu: ER lebih menekankan pada hubungan personal antara karyawan dan manajemen.
- Berorientasi pada Pengembangan Hubungan Positif: ER bertujuan untuk membangun ikatan positif, kepercayaan, dan keterlibatan antara individu dalam organisasi.
- Tujuan Utama: Menciptakan budaya kerja yang mendukung, menciptakan karyawan yang puas dan produktif, serta mengatasi isu-isu yang muncul di antara karyawan.
Industrial Relations (IR)
Industrial Relations (IR): Fungsi, Tugas, dan Pihak-pihak Terlibat
Industrial Relations (Hubungan Industri) lebih luas dalam cakupannya dan melibatkan hubungan antara pekerja, serikat pekerja, dan manajemen, khususnya dalam konteks perundingan kolektif dan konflik industri.
Industrial relations mencakup topik seperti perundingan gaji, kondisi kerja, hak dan tanggung jawab serikat pekerja, serta pembentukan perjanjian kerja bersama (collective bargaining agreements).
Fitur Utama:
- Berfokus pada Kelompok: IR melibatkan perundingan dan hubungan kolektif antara serikat pekerja dan manajemen.
- Fokus pada Konflik dan Perundingan Bersama: IR berurusan dengan pemecahan konflik melalui perundingan dan penandatanganan perjanjian kerja bersama.
- Tujuan Utama: Menjaga hubungan yang stabil antara serikat pekerja dan manajemen, serta memastikan bahwa kepentingan karyawan diwakili dengan adil dalam keputusan organisasi.
Pandangan Akhir
Employee relations adalah fondasi dari budaya kerja yang positif dan produktif. Investasi dalam membangun hubungan yang baik dengan karyawan membawa manfaat jangka panjang, termasuk peningkatan produktivitas, pertumbuhan bisnis, dan kepuasan pelanggan.
Dengan mengadopsi strategi yang mendukung komunikasi terbuka, keadilan, dan pengakuan, setiap organisasi dan perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang membanggakan dan memastikan kesuksesan jangka panjang.