Staff administrasi adalah individu yang bertugas mendukung berbagai aspek operasional perusahaan, khususnya yang berhubungan dengan administrasi kantor. Pekerjaan mereka biasanya berkaitan dengan pengelolaan dokumen, pengarsipan, pengaturan jadwal, serta komunikasi internal dan eksternal. Posisi ini sangat dibutuhkan di berbagai jenis industri, mulai dari sektor perbankan, kesehatan, pendidikan, hingga manufaktur.
Peran staff administrasi berfokus pada pengelolaan tata usaha sehari-hari dan memastikan agar operasional perusahaan berjalan secara efisien dan lancar.
Tugas Staff Administrasi
Tugas staff administrasi dapat disesuaikan dengan jenis perusahaan atau organisasi tempat bekerja, namun secara umum, berikut tanggung jawab utama seorang staff administrasi termasuk:
- Pengelolaan Dokumen: Tugas utama staff administrasi adalah mengelola dokumen perusahaan. Tanggung jawab mencakup pengarsipan, penyimpanan, dan pengelolaan dokumen fisik serta digital. Pengelolaan dokumen yang baik membantu perusahaan dalam menjaga informasi yang dibutuhkan tetap mudah diakses dan terorganisir.
- Pengaturan Jadwal dan Rapat: Tanggung jawab ini termasuk mengatur jadwal rapat, memastikan ketersediaan peserta, serta menyiapkan bahan-bahan yang dibutuhkan dalam pertemuan tersebut. Peran lainnya termasuk membuat notulen rapat dan mendistribusikan hasil rapat kepada stakeholders.
- Komunikasi Internal dan Eksternal: Selain menangani dokumen, staff administrasi juga berfungsi sebagai jembatan komunikasi antara berbagai departemen atau bahkan antara perusahaan dan klien eksternal. Tugas mereka mencakup menerima panggilan telepon, menangani email, dan memproses permintaan informasi.
- Pengelolaan Keuangan Sederhana: Di beberapa perusahaan, staff administrasi juga membantu tugas-tugas keuangan sederhana seperti memproses laporan pengeluaran, pencatatan faktur, atau pengelolaan petty cash.
Baca juga: Profesi Data Entry
Tugas Staff Administrasi Kantor
Staff administrasi kantor biasanya bertanggung jawab atas manajemen operasional kantor sehari-hari. Ini termasuk pengelolaan alat tulis, logistik kantor, pengaturan perjalanan dinas, serta pengelolaan aset kantor seperti komputer, printer, dan peralatan kantor lainnya.
Tugas Admin Officer
Tugas admin officer atau officer administrasi memiliki beberapa kesamaan dengan staff administrasi, namun sering kali lebih strategis dan melibatkan koordinasi antar departemen dalam skala yang lebih besar. Seorang admin officer bertanggung jawab atas koordinasi kegiatan administrasi di seluruh organisasi dan berperan sebagai penghubung antara manajemen dan bagian administrasi.
Baca juga: Profesi Staff Accounting
Job Description Staff Administrasi
Berikut adalah gambaran umum dari job description staff administrasi:
- Mengelola dan menyimpan dokumen perusahaan, baik fisik maupun digital.
- Menangani panggilan telepon, email, dan komunikasi lainnya.
- Mengatur jadwal rapat dan membuat notulen.
- Mengatur pengadaan kebutuhan operasional kantor.
- Membantu dalam tugas-tugas keuangan sederhana, seperti pencatatan pengeluaran.
- Mengelola alur surat masuk dan keluar.
- Menyusun laporan administratif untuk manajemen.
Baca juga: Profesi Analis Keuangan
Gaji Staff Administrasi di Indonesia
Gaji staff administrasi di Indonesia secara umum berkisar antara Rp3.000.000 s.d. Rp6.000.000 per bulan. Para staff dengan pengalaman 3-5 tahun, penghasilan bulanan bisa mencapai Rp7.000.000 atau lebih, terutama di perusahaan multinasional atau perusahaan yang berbasis di Jakarta, Surabaya, dan kota-kota besar lainnya.
Kualifikasi Staff Administrasi
Untuk bekerja di posisi staff administrasi, kualifikasi pendidikan dan keterampilan yang dibutuhkan biasanya tidak terlalu tinggi. Meskipun begitu, beberapa perusahaan masih menetapkan beberapa persyaratan khusus. Secara umum, kualifikasi untuk jabatan staff administrasi antara lain:
- Pendidikan: Lulusan SMA/SMK dengan jurusan Administrasi Perkantoran atau yang setara sudah bisa melamar posisi ini. Namun, bagi perusahaan yang lebih besar atau di sektor-sektor tertentu, biasanya mereka lebih memilih kandidat yang memiliki gelar diploma (D3) atau sarjana (S1) di bidang Manajemen, Administrasi Bisnis, atau Akuntansi.
- Pengalaman Kerja: Pengalaman kerja di bidang administrasi bukanlah syarat mutlak, terutama untuk level entry. Namun, memiliki pengalaman kerja sebagai admin di perusahaan lain akan menjadi nilai tambah yang signifikan.
Skills Staff Administrasi
Posisi staff administrasi memerlukan beberapa keterampilan yang esensial untuk dapat menjalankan tugas dengan baik, misalnya:
- Keterampilan Organisasi: Keahlian ini termasuk mengatur berbagai dokumen, jadwal, dan tugas-tugas sehari-hari agar tetap terorganisir dan berjalan dengan lancar.
- Kemampuan Komunikasi: Karena mereka sering kali menjadi perantara antara berbagai departemen atau dengan pihak eksternal, kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tertulis, sangat penting.
- Penguasaan Teknologi: Staff administrasi harus mahir menggunakan perangkat lunak perkantoran seperti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) atau Google Workspace untuk menangani berbagai tugas administratif.
- Manajemen Waktu: Staff administrasi sering kali menangani berbagai tugas sekaligus. Oleh karena itu, kemampuan manajemen waktu yang baik sangat diperlukan agar semua pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu.
- Keterampilan Interpersonal: Sebagai individu yang sering berhubungan dengan banyak orang di dalam maupun di luar perusahaan, staff administrasi harus memiliki keterampilan interpersonal yang baik.
Jenjang Karier Staff Administrasi
Jenjang karier staff administrasi cukup jelas dan memberikan peluang bagi individu untuk berkembang di berbagai level dalam organisasi, yaitu:
- Entry Level: Posisi ini ditujukan untuk lulusan baru atau yang memiliki sedikit pengalaman di bidang administrasi.
- Senior: Setelah beberapa tahun pengalaman, staff administrasi dapat dipromosikan menjadi Senior Staff Administrasi. Posisi ini bertanggung jawab atas pekerjaan yang lebih kompleks dan memimpin tim administrasi.
- Admin Officer/Office Manager: Pada level ini, peran mereka menjadi lebih strategis dan melibatkan pengawasan seluruh operasional administrasi di perusahaan. Admin Officer atau Office Manager bertanggung jawab atas efisiensi dan efektivitas keseluruhan proses administrasi.
- Manajer Administrasi: Di puncak karier administrasi, seorang Manajer Administrasi atau Head of Administration mengelola tim yang lebih besar dan mungkin bertanggung jawab atas beberapa cabang atau unit di dalam perusahaan.
Staff Administrasi Lulusan dan Jurusan Apa?
Untuk meniti karier di posisi staff administrasi, lulusan SMA/SMK dengan jurusan Administrasi Perkantoran sudah memenuhi kualifikasi dasar. Namun, banyak perusahaan yang lebih menyukai lulusan dari jurusan Manajemen, Administrasi Bisnis, atau Akuntansi untuk posisi ini, terutama di perusahaan besar atau di industri yang memerlukan keahlian administrasi yang lebih kompleks.
Staff Administrasi Belajar Apa?
Seorang staff administrasi perlu belajar tentang berbagai aspek terkait operasional administrasi, termasuk:
- Manajemen Perkantoran: Mempelajari cara mengelola aspek-aspek administrasi seperti dokumen, pengaturan jadwal, dan tugas-tugas lainnya.
- Teknologi Perkantoran: Belajar menggunakan berbagai perangkat lunak perkantoran seperti Microsoft Office atau Google Workspace untuk mendukung pekerjaan sehari-hari.
- Etika Bisnis: Memahami etika profesional di tempat kerja untuk memastikan bahwa tugas administrasi dilakukan dengan integritas dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Kesimpulan
Staff Administrasi adalah posisi yang banyak mengelola berbagai pekerjaan administratif. Tugas Staff Administrasi mencakup pengarsipan, pengolahan dokumen, dan koordinasi jadwal, dengan contoh job description meliputi penyusunan laporan serta mendukung operasional kantor sehari-hari.
Kualifikasi Staff Administrasi yaitu lulusan jurusan administrasi perkantoran, manajemen, atau akuntansi. Skills yang diperlukan termasuk kemampuan komunikasi, organisasi, dan penguasaan software perkantoran. Untuk jenjang karier, posisi ini dapat naik ke kepala administrasi sebagai jabatan tertinggi.
Di Indonesia, gaji Staff Administrasi bervariasi sesuai pengalaman dan perusahaan, biasanya sekitar UMR daerah atau mulai Rp3 juta per bulan, dan lebih tinggi untuk posisi supervisor.
