Procurement Officer adalah profesional yang bertanggung jawab atas pengadaan barang dan jasa untuk kebutuhan perusahaan atau organisasi. Tugas utamanya adalah mencari, memilih, dan mengelola pemasok, serta memastikan barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan spesifikasi, anggaran, dan jadwal yang telah ditentukan.
Dalam peran ini, Procurement Officer harus memiliki pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan operasional perusahaan, termasuk aspek kualitas, kuantitas, harga, dan ketersediaan barang atau jasa. Selain itu, mereka juga berwenang atas kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan, regulasi hukum, dan standar etika bisnis.
Tugas Procurement Officer
Tugas Procurement Officer mencakup berbagai aspek pengadaan, mulai dari perencanaan hingga evaluasi pasca-pengadaan. Berikut rinciannya:
- Menganalisis Kebutuhan Perusahaan: Memahami kebutuhan perusahaan terkait barang atau jasa yang dibutuhkan. Mereka melakukan analisis kebutuhan operasional dan memastikan pengadaan dilakukan sesuai perencanaan anggaran dan prioritas.
- Mengidentifikasi dan Memilih Pemasok: Setelah kebutuhan diketahui, Procurement Officer bertugas mencari pemasok (supplier) yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Ini termasuk melakukan riset pasar, meminta penawaran, dan melakukan negosiasi dengan pemasok potensial.
- Menegosiasikan Kontrak: Salah satu tugas terpenting adalah bernegosiasi dengan pemasok mengenai harga, syarat pembayaran, dan waktu pengiriman. Procurement Officer harus memastikan bahwa perjanjian yang dibuat menguntungkan perusahaan tanpa mengorbankan kualitas atau keandalan pasokan.
- Mengelola Hubungan dengan Pemasok: Setelah kontrak ditandatangani, Procurement Officer bertanggung jawab untuk memantau hubungan dengan pemasok, memastikan kepatuhan terhadap syarat kontrak, dan menangani setiap masalah yang mungkin muncul selama proses pengadaan.
- Memantau Kualitas dan Kinerja Pemasok: Tugas lain dari seorang Procurement Officer adalah melakukan evaluasi terhadap kinerja pemasok secara berkala. Mereka memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
- Mengelola Dokumentasi dan Pelaporan: Setiap pengadaan harus didokumentasikan dengan baik. Procurement Officer bertanggung jawab atas penyimpanan dokumen-dokumen kontrak, laporan pengadaan, dan catatan pembayaran untuk keperluan audit dan pelaporan kepada manajemen.
Job Desk Procurement Officer
Secara umum, job description Procurement Officer mencakup hal-hal berikut:
- Menyusun rencana pengadaan sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
- Menjaga hubungan baik dengan pemasok dan melakukan penilaian terhadap kinerja mereka.
- Melakukan negosiasi harga dan syarat kontrak.
- Memastikan proses pengadaan berjalan sesuai dengan regulasi dan kebijakan internal perusahaan.
- Memantau dan mengendalikan pengeluaran untuk pengadaan agar sesuai dengan anggaran.
- Membuat laporan terkait aktivitas pengadaan dan kinerja pemasok.
- Mengidentifikasi peluang efisiensi biaya operasional dalam proses pengadaan.
Gaji Procurement Officer di Indonesia
Secara umum, gaji Procurement Officer di Indonesia yaitu Rp6.000.000 s.d. Rp15.000.000 per bulan. Pada level entry, Procurement Officer yang baru memulai karier bisa mendapatkan gaji sekitar Rp6.000.000 hingga Rp8.000.000 per bulan, dan memperoleh gaji hingga Rp15.000.000 per bulan atau lebih jika memilih pengalaman lebih 5 tahun.
Penghasilan Procurement Officer bisa lebih tinggi jika bekerja di perusahaan multinasional atau sektor industri seperti minyak dan gas yang menawarkan kompensasi menarik.
Kualifikasi Procurement Officer
Beberapa kualifikasi yang paling penting bagi Procurement Officer adalah:
- Latar Belakang Pendidikan: Kebanyakan perusahaan mencari kandidat dengan latar belakang pendidikan di bidang manajemen bisnis, ekonomi, akuntansi, atau teknik industri. Gelar sarjana di salah satu bidang ini biasanya menjadi syarat minimum untuk posisi Procurement Officer.
- Pengalaman Kerja: Meskipun beberapa perusahaan menerima fresh graduates, banyak posisi Procurement Officer lebih menyukai kandidat dengan pengalaman kerja di bidang pengadaan, logistik, atau manajemen rantai pasokan. Pengalaman 2-3 tahun di bidang terkait bisa menjadi nilai tambah yang signifikan.
- Sertifikasi: Sertifikasi di bidang pengadaan seperti Certified Procurement Professional (CPP) atau Certified Supply Chain Professional (CSCP) dapat meningkatkan peluang karier bagi seorang Procurement Officer.
Skills Procurement Officer
Procurement Officer memerlukan berbagai keterampilan yang mencakup aspek teknis dan interpersonal, berikut rinciannya:
- Negosiasi: Kemampuan bernegosiasi adalah kunci keberhasilan seorang Procurement Officer. Mereka harus bisa mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan antara perusahaan dan pemasok, baik dari segi harga, syarat pembayaran, maupun kualitas barang atau jasa.
- Analisis Pasar: Kemampuan menganalisis pasar dan memahami tren yang mempengaruhi harga dan ketersediaan barang atau jasa. Keahlian ini penting untuk memastikan perusahaan mendapatkan barang yang dibutuhkan pada harga terbaik.
- Manajemen Proyek: Pengadaan sering melibatkan beberapa proyek pengadaan sekaligus, sehingga keterampilan manajemen proyek sangat diperlukan. Procurement Officer harus bisa mengatur jadwal, mengelola sumber daya, dan memastikan setiap proyek pengadaan berjalan lancar.
- Komunikasi: Menyatakan sesuatu dengan jelas dan efektif sangat penting, baik ketika bernegosiasi dengan pemasok maupun ketika berkoordinasi dengan tim internal.
- Kepatuhan Terhadap Regulasi: Procurement Officer harus memahami dan mematuhi regulasi yang berlaku dalam proses pengadaan, baik yang berkaitan dengan hukum perdagangan, pajak, maupun standar etika bisnis.
Jenjang Karier Procurement Officer
Membangun karier di bidang pengadaan menawarkan prospek yang menjanjikan. Berikut adalah tahapan dalam jenjang karier Procurement Officer:
- Procurement Assistant: Posisi entry-level yang biasanya ditugaskan membantu tim pengadaan dalam tugas administratif.
- Procurement Officer: Setelah memiliki pengalaman, seseorang bisa dipromosikan menjadi Procurement Officer, yang bertanggung jawab langsung atas proses pengadaan.
- Senior Procurement Officer: Setelah 3-5 tahun pengalaman, seorang Procurement Officer dapat naik menjadi Senior Procurement Officer, dengan tanggung jawab yang lebih besar dan pengelolaan tim.
- Procurement Manager: Dengan pengalaman yang lebih panjang, seorang Procurement Officer bisa dipromosikan menjadi Procurement Manager, yang bertanggung jawab atas keseluruhan strategi dan operasi pengadaan perusahaan.
- Head of Procurement: Pada posisi puncak, seorang profesional di bidang pengadaan bisa menduduki posisi Head of Procurement atau Chief Procurement Officer (CPO), yang bertanggung jawab atas seluruh proses pengadaan di level korporasi.
Procurement Officer Lulusan dan Jurusan Apa?
Untuk meniti karier sebagai Procurement Officer, latar belakang pendidikan yang umum diterima adalah lulusan sarjana dari jurusan Manajemen Bisnis, Ekonomi, Akuntansi, Teknik Industri, atau Manajemen Rantai Pasok. Latar belakang pendidikan ini memberikan pemahaman mendasar tentang bagaimana perusahaan beroperasi, mengelola anggaran, dan berinteraksi dengan pemasok.
Procurement Officer Belajar Apa?
Procurement Officer perlu mempelajari banyak aspek yang terkait dengan manajemen pengadaan, seperti:
- Teknik Negosiasi: Penting untuk memahami bagaimana mencapai kesepakatan terbaik dengan pemasok.
- Manajemen Rantai Pasok: Pemahaman tentang aliran barang dan jasa dari pemasok ke perusahaan.
- Hukum Perdagangan dan Peraturan Perpajakan: Untuk memastikan semua proses pengadaan sesuai dengan regulasi.
- Teknologi Pengadaan: Procurement Officer harus mahir menggunakan perangkat lunak manajemen pengadaan seperti SAP atau Oracle untuk mengelola data dan proses pengadaan secara efisien.
Sebagai salah satu posisi kunci dalam operasi perusahaan, Procurement Officer memegang peran vital dalam memastikan kelancaran pengadaan yang efektif dan efisien.
Kesimpulan
Procurement Officer adalah profesional yang memegang peran penting dalam hal pengadaan barang dan jasa suatu perusahaan. Tugas Procurement Officer meliputi negosiasi harga, pemilihan vendor, dan memastikan pasokan barang berkualitas tepat waktu. Job description Procurement Officer mencakup pengelolaan kontrak dan menjaga hubungan dengan pemasok.
Di Indonesia, gaji Procurement Officer mulai dari Rp6 juta hingga Rp15 juta. Untuk berkarier di posisi ini, kualifikasi yang dibutuhkan mencakup gelar pendidikan di bidang manajemen, logistik, teknik industri, dan yang relevan. Skills yang dibutuhkan Procurement Officer meliputi negosiasi, manajemen anggaran, dan pemecahan masalah. Jenjang karier yang tersedia cukup menarik, dapat naik ke tingkat manajer pengadaan atau direktur logistik.
