Penyaringan kandidat (screening) menjadi langkah kritis dalam siklus rekrutmen yang bertujuan untuk menilai apakah calon karyawan memenuhi syarat untuk posisi yang tersedia.
Proses screening kandidat calon karyawan tidak hanya melibatkan penilaian keterampilan teknis, tetapi juga mencakup penilaian kecocokan budaya, etika kerja, dan potensi jangka panjang. Prosedur yang dilakukan biasanya mulai dari peninjauan CV atau biasanya resume dan surat lamaran kerja hingga wawancara (interview) mendalam.
Cara Menjalankan Proses Screening Kandidat
1. Peninjauan Resume dan Surat Lamaran
Tahap pertama dalam proses screening adalah peninjauan resume dan surat lamaran. Ini merupakan bagian dari proses HR recruitment, dimana recruiter mengevaluasi aplikasi yang diterima untuk memastikan bahwa kandidat memiliki kualifikasi dasar yang diperlukan untuk posisi tersebut. Berikut langkah-langkah untuk review resume dan surat lamaran kandidat:
- Kualifikasi Pendidikan: Cek apakah kandidat memiliki pendidikan yang relevan dengan persyaratan pekerjaan.
- Pengalaman Kerja: Tinjau pengalaman kerja kandidat untuk menilai apakah mereka memiliki pengalaman yang relevan dengan posisi yang dilamar.
- Keterampilan Teknis: Identifikasi keterampilan teknis yang disebutkan dalam resume dan bandingkan dengan yang dibutuhkan oleh posisi.
- Prestasi dan Penghargaan: Lihat apakah ada prestasi atau penghargaan khusus yang menunjukkan keunggulan kandidat di bidang tertentu.
- Kesalahan Umum: Pastikan tidak ada kesalahan umum seperti kesalahan ketik atau format yang buruk, yang bisa menjadi indikasi kurangnya perhatian terhadap detail.
Peninjauan resume dan CV yang efektif biasanya menyaring informasi yang paling relevan dengan cepat. Ini memungkinkan rekruter untuk segera mengelompokkan kandidat ke dalam kategori yang lebih sesuai, baik itu untuk panggilan wawancara atau untuk disingkirkan dari proses lebih lanjut.
2. Penilaian Awal Melalui Telepon atau Video
Setelah memilih kandidat berdasarkan resume mereka, proses screening berikutnya adalah penilaian awal melalui panggilan telepon atau video. Tujuan penilaian ini untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang calon karyawan sebelum melanjutkan ke tahap in-depth interview. Berikut hal-hal yang perlu didiskusikan:
- Verifikasi Informasi: Pastikan bahwa informasi yang diberikan dalam resume dan surat lamaran sesuai dengan apa yang dijelaskan oleh kandidat.
- Motivasi: Tanyakan kepada kandidat mengapa mereka tertarik pada posisi tersebut dan apa yang membuat mereka berpikir bahwa mereka adalah kandidat yang tepat.
- Ekspektasi Gaji: Meskipun ini biasanya dibahas pada tahap akhir, mendapatkan gambaran awal tentang ekspektasi gaji bisa membantu menentukan apakah kandidat berada dalam kisaran yang realistis untuk perusahaan.
- Komunikasi: Nilai bagaimana kandidat berkomunikasi. Ini penting, terutama jika posisi yang dilamar memerlukan keterampilan komunikasi yang kuat.
Panggilan telepon atau video singkat dapat membantu menyaring kandidat yang tidak cocok, sehingga hanya kandidat yang paling memenuhi syarat yang melanjutkan ke tahap berikutnya.
3. Ujian dan Penilaian Keterampilan
Untuk posisi tertentu, terutama yang memerlukan keterampilan teknis, ujian keterampilan sering kali menjadi bagian penting dari proses screening kandidat. Tes ini dirancang untuk menilai apakah calon karyawan memiliki keahlian praktis yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut.
- Tes Teknis: Untuk posisi di bidang IT, teknik, atau desain grafis, tes keterampilan teknis dapat mencakup pengkodean, pemecahan masalah teknis, atau portofolio desain.
- Studi Kasus: Sebagian perusahaan melibatkan studi kasus untuk mengukur kemampuan analitis dan pemecahan masalah (problem solving) kandidat. Ini juga dapat mencerminkan bagaimana mereka akan menangani situasi nyata di tempat kerja.
- Penilaian Psikometrik: Beberapa perusahaan menggunakan penilaian psikometrik untuk menilai kecocokan kepribadian dan kemampuan kognitif kandidat.
Ujian keterampilan harus relevan dengan tugas dan tanggung jawab yang akan dilakukan dalam pekerjaan dan sebaiknya mampu memberikan gambaran prospek kinerja kandidat pada posisi tersebut.
4. Wawancara Mendalam
Wawancara mendalam (in-depth interview) adalah tahap kunci dalam proses screening calon karyawan di mana recruiter dan HR Manager bertemu dengan kandidat untuk diskusi yang lebih jauh, bisanya tentang kualifikasi, pengalaman, dan kecocokan budaya.
- Pertanyaan Berbasis Kompetensi: Ajukan pertanyaan yang dirancang untuk menilai kompetensi inti yang diperlukan untuk posisi tersebut. Ini bisa termasuk contoh situasi di mana kandidat harus menunjukkan keterampilan tertentu.
- Kecocokan Budaya Organisasi: Diskusikan nilai-nilai perusahaan dan budaya kerja untuk memastikan kandidat akan merasa nyaman dan produktif dalam lingkungan tersebut.
- Penilaian Soft Skills: Selain keterampilan teknis, nilai juga soft skills seperti kerja sama tim, kepemimpinan, dan kemampuan beradaptasi.
- Refleksi Diri: Ajukan pertanyaan yang mendorong kandidat untuk merenungkan karier mereka, kekuatan, kelemahan, dan tujuan jangka panjang.
In-depth interview memungkinkan perusahaan untuk lebih memahami calon karyawan sebagai individu dan sebagai profesional, memastikan bahwa kandidat tersebut adalah pilihan terbaik untuk jabatan yang dibutuhkan.
5. Cek Referensi dan Latar Belakang
Cek referensi adalah langkah terakhir dalam proses screening kandidat. Ini melibatkan menghubungi mantan atasan atau kolega untuk mendapatkan perspektif mereka tentang kinerja kandidat di pekerjaan sebelumnya.
- Verifikasi Informasi: Pastikan bahwa informasi yang diberikan oleh kandidat benar, termasuk pekerjaan sebelumnya, gelar pendidikan, dan sertifikasi.
- Umpan Balik Kinerja: Tanyakan tentang kinerja kerja kandidat, kemampuan bekerja dalam tim, dan bagaimana mereka menangani tantangan.
- Integritas dan Etika Kerja: Evaluasi apakah kandidat memiliki reputasi sebagai individu yang jujur, etis, dan dapat diandalkan.
Cek latar belakang juga bisa mencakup pemeriksaan catatan kriminal, kredit, dan status hukum jika relevan dengan posisi.
Keputusan Akhir dan Penawaran Kerja
Setelah semua tahapan screening calon karyawan selesai, keputusan akhir dapat dibuat: apakah akan menawarkan pekerjaan kepada kandidat atau tidak. Ini biasanya melibatkan diskusi antara rekruter, HR manager, dan mungkin anggota tim di departemen SDM lainnya.
- Penawaran Kerja: Jika kandidat dipilih, proses berikutnya yaitu membuat penawaran kerja resmi. Ini mencakup semua detail penting seperti gaji, tunjangan, dan tanggal mulai bekerja, serta paket kompensasi dan benefit lainnya.
- Negosiasi: Kandidat mungkin ingin melakukan negosiasi tentang beberapa aspek dari penawaran, seperti gaji dan tunjangan. Negosiasi sebaiknya dilakukan dengan transparan dan fleksibel.
Keputusan akhir harus didasarkan pada apakah kandidat memenuhi semua kriteria yang ditetapkan pada awal proses rekrutmen dan apakah mereka menunjukkan potensi untuk berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.
Kesimpulan
Jadi, proses screening kandidat adalah prosedur esensial dalam rekrutmen dan seleksi yang memastikan bahwa perusahaan merekrut individu terbaik. Dengan melalui tahap-tahap yang telah dijelaskan, departemen HR dapat memastikan bahwa hanya calon karyawan terbaik yang dipertimbangkan untuk posisi tersebut, yang pada akhirnya akan membantu perusahaan mencapai tujuan strategisnya.
Prosedur screening calon karyawan harus dilakukan dengan cermat, konsisten, dan objektif untuk mendapatkan hasil yang optimal dan membangun tim yang kuat dan produktif.
