Organisasi atau perusahaan yang ingin membangun budaya kerja yang baik dan mencapai produktivitas jangka panjang membutuhkan talenta atau sumber daya manusia (SDM) terbaik. Oleh karena itu, departemen SDM perlu menyiapkan strategi HR yang efektif, salah satunya dalam hal hiring.
Proses hiring melibatkan beberapa tahapan yang kompleks dan lebih menyeluruh dibandingkan proses rekrutmen dan proses seleksi karyawan. Oleh karena itu, tim HR perlu memahami dengan baik bagaimana urutan proses hiring karyawan yang efektif untuk mendapatkan kandidat yang ideal yang sesuai kebutuhan perusahaan.
Urutan Proses Hiring Karyawan
Secara umum, proses hiring karyawan melalui enam tahapan utama, yakni identifikasi kebutuhan tenaga kerja, rekrutmen, seleksi kandidat, penawaran kerja, proses onboarding, dan retensi karyawan. Berikut langkah-langkahnya:
1. Identifikasi Kebutuhan Tenaga Kerja
Langkah pertama dalam proses hiring adalah mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja. Prosedur ini melibatkan penilaian internal untuk memahami posisi/jabatan apa yang perlu diisi, skills apa yang dibutuhkan, dan bagaimana karyawan baru akan berkontribusi pada tujuan perusahaan. Berikut cara identifikasi kebutuhan SDM perusahaan:
- Penilaian Kebutuhan: HR dan manajemen harus mengevaluasi kebutuhan saat ini dan proyeksi masa depan perusahaan. Apakah ada proyek baru yang memerlukan tenaga kerja tambahan? Apakah ada karyawan yang akan pensiun atau pindah?
- Pembuatan Deskripsi Pekerjaan: Setelah kebutuhan diidentifikasi, langkah berikutnya adalah menyusun deskripsi pekerjaan yang jelas dan komprehensif. Deskripsi ini harus mencakup tanggung jawab utama, keterampilan yang diperlukan, kualifikasi pendidikan, dan pengalaman yang dibutuhkan.
2. Tahap Rekrutmen
Setelah kebutuhan tenaga kerja diidentifikasi, tim HR harus mulai mencari kandidat yang sesuai. Prosedur ini disebut sebagai rekrutmen, di mana perusahaan berupaya menarik dan mengundang individu untuk melamar pekerjaan yang tersedia. Berikut hal-hal yang perlu dilakukan tim HR pada tahap ini:
- Strategi Rekrutmen: Perusahaan harus memilih strategi rekrutmen yang paling efektif, seperti memposting lowongan di situs web karier, menggunakan media sosial, atau bekerja sama dengan agensi rekrutmen. Strategi yang dipilih harus disesuaikan dengan jenis pekerjaan dan kandidat yang diinginkan.
- Penyebaran Lowongan: Iklan lowongan kerja berbahasa Inggris atau Indonesia harus diposting di berbagai platform untuk menjangkau audiens yang luas. Pastikan bahwa deskripsi pekerjaan dan persyaratan jelas sehingga hanya kandidat yang memenuhi syarat yang melamar.
- Pencarian Kandidat: Selain menunggu lamaran masuk, tim HR juga bisa melakukan pencarian aktif melalui jaringan profesional seperti LinkedIn, atau dengan menghubungi kandidat potensial secara langsung.
3. Seleksi Kandidat
Tahapan berikutnya dari proses hiring karyawan yaitu seleksi kandidat. Setelah kandidat melamar pekerjaan pada posisi tertentu, tahapan seleksi akan segera dimulai. Proses ini penting untuk menyaring dan mengevaluasi pelamar berdasarkan kualifikasi dan kesesuaian mereka dengan posisi yang ditawarkan perusahaan. Berikut rincian proses seleksi kandidat:
- Review CV atau Resume: Tim HR akan meninjau lamaran yang masuk untuk memastikan bahwa kandidat memenuhi kriteria dasar yang telah ditetapkan. Hanya kandidat yang paling memenuhi syarat yang akan melanjutkan ke tahap berikutnya.
- Screening Interview: Biasanya dilakukan melalui telepon atau video call untuk mengevaluasi apakah kandidat memiliki kualifikasi dasar dan cocok dengan budaya perusahaan.
- Tes atau Ujian: Untuk beberapa posisi, perusahaan mungkin mengadakan tes keterampilan, tes psikologi, atau penilaian lain untuk mengukur kemampuan kandidat dalam bidang tertentu.
- Wawancara Tatap Muka: Interview mendalam (in-depth interview) untuk memahami lebih jauh pengalaman, kepribadian, dan motivasi kandidat. Pertanyaan yang diajukan harus mampu mengungkapkan bagaimana kandidat menangani situasi tertentu, seberapa baik mereka bekerja dalam tim, dan apakah mereka akan cocok dengan budaya perusahaan.
- Penilaian Kesesuaian Budaya: Selain keahlian teknis, kesesuaian budaya perusahaan juga penting. Kandidat yang sangat terampil namun tidak cocok dengan budaya organisasi mungkin tidak akan bertahan lama dan bisa memengaruhi dinamika tim.
4. Penawaran Kerja
Setelah kandidat terpilih, langkah berikutnya adalah membuat penawaran kerja. Tahap keempat dari proses hiring karyawan ini merupakan prosedur di mana perusahaan menyampaikan penawaran resmi kepada kandidat terpilih. Rincian proses penawaran kerja meliputi:
- Negosiasi Gaji dan Tunjangan: Gaji dan tunjangan adalah bagian penting dari penawaran kerja. Kandidat mungkin ingin bernegosiasi, jadi perusahaan harus siap untuk menyesuaikan penawaran mereka jika memungkinkan. Negosiasi harus adil dan transparan, mempertimbangkan anggaran serta kualifikasi dan pengalaman kandidat.
- Penawaran Resmi: Setelah negosiasi selesai, penawaran kerja resmi dikirimkan kepada kandidat. Penawaran ini harus mencakup rincian tentang gaji, tunjangan, tanggal mulai bekerja, dan kondisi kerja lainnya.
- Tanggapan Kandidat: Kandidat akan meninjau penawaran tersebut dan memberikan tanggapan. Mereka bisa menerima, menolak, atau meminta perubahan pada penawaran tersebut. Jika kandidat menerima, proses berlanjut ke tahap onboarding.
5. Proses Onboarding
Onboarding adalah tahap terakhir dalam proses hiring karyawan, dengan peranan yang tidak kalah penting. Onboarding yang efektif membantu karyawan baru beradaptasi dengan cepat dan merasa menjadi bagian dari tim sejak hari pertama. Proses onboarding antara lain:
- Orientasi Karyawan Baru: Ini melibatkan pengenalan terhadap budaya perusahaan, nilai-nilai, dan prosedur kerja. Karyawan baru juga perlu diperkenalkan kepada tim mereka dan memahami peran dan tanggung jawab mereka.
- Pelatihan dan Pengembangan: Beberapa karyawan mungkin memerlukan pelatihan khusus untuk membantu mereka memahami perangkat lunak, prosedur, atau sistem yang digunakan di perusahaan. Pelatihan ini harus diberikan pada awal proses onboarding.
- Pendampingan dan Mentor: Menugaskan seorang mentor atau rekan kerja untuk membantu karyawan baru selama beberapa minggu pertama dapat membuat transisi lebih lancar dan mengurangi rasa canggung.
- Evaluasi Awal: Setelah beberapa bulan, HR dan manajer langsung harus mengevaluasi kinerja karyawan baru untuk memastikan bahwa mereka telah menyesuaikan diri dengan baik dan mencapai tujuan awal mereka. Ini juga kesempatan untuk memberikan umpan balik konstruktif dan menyelesaikan masalah yang mungkin muncul.
6. Retensi Karyawan
Proses hiring karyawan tidak berakhir dengan onboarding. Salah satu tujuan jangka panjang dari hiring adalah retensi karyawan, atau mempertahankan karyawan di dalam perusahaan. Tingkat retensi yang tinggi menunjukkan bahwa perusahaan telah berhasil dalam proses hiring dan onboarding mereka.
- Kepuasan Karyawan: Memonitor kepuasan karyawan melalui survei, wawancara keluar, dan diskusi rutin dengan tim dapat membantu mengidentifikasi masalah sejak dini dan mencegah turnover tinggi.
- Pengembangan Karir: Memberikan peluang pengembangan karir dan pelatihan berkelanjutan akan membantu karyawan merasa dihargai dan termotivasi untuk bertahan di perusahaan.
- Kompensasi dan Tunjangan: Menyediakan paket kompensasi yang kompetitif dan sesuai dengan pasar juga penting untuk mempertahankan karyawan, terutama dalam industri yang sangat kompetitif.
Perbedaan Proses Hiring, Rekrutmen, dan Seleksi
Secara ringkas, Hiring adalah proses keseluruhan untuk mendapatkan karyawan baru, mulai dari mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja hingga menempatkan karyawan baru dalam posisi yang dibutuhkan. Ini mencakup semua langkah, termasuk rekrutmen dan seleksi.
Sementara itu, Rekrutmen adalah tahap awal dalam proses hiring, yang fokus pada menarik dan mengundang kandidat untuk melamar pekerjaan. Ini melibatkan pencarian dan penarikan kandidat melalui berbagai metode, seperti iklan lowongan dan pencarian aktif.
Setelah kandidat melamar, Seleksi adalah proses untuk menyaring, mengevaluasi, dan memilih kandidat terbaik dari kumpulan pelamar. Prosedur ini mencakup peninjauan CV, wawancara, dan penilaian lainnya untuk memastikan kandidat yang dipilih sesuai dengan kebutuhan.
Contoh Proses Hiring secara Sederhana
Misalkan sebuah perusahaan membutuhkan seorang Admin HR. Proses hiring dimulai dengan rekrutmen, di mana HR membuat dan memposting deskripsi pekerjaan di berbagai situs lowongan. Setelah menerima beberapa lamaran, mereka melanjutkan ke seleksi, dengan menyaring CV untuk menemukan kandidat yang memenuhi syarat. Kandidat yang dipilih kemudian mengikuti wawancara dan tes teknis untuk mengevaluasi keterampilan mereka.
Setelah menemukan kandidat yang tepat, perusahaan membuat penawaran kerja dengan gaji dan tunjangan yang sesuai. Jika kandidat menerima penawaran, mereka melanjutkan ke onboarding, di mana karyawan baru diperkenalkan kepada tim dan mulai beradaptasi dengan peran mereka. Proses ini memastikan perusahaan mendapatkan talenta terbaik dan membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan cepat. Perusahaan juga perlu menerapkan strategi retensi untuk mempertahankan karyawan yang berkualitas.
Kesimpulan
Jadi, proses hiring adalah serangkaian tahapan yang kompleks dan membutuhkan perencanaan serta pelaksanaan yang teliti. Proses ini dimulai dari identifikasi kebutuhan tenaga kerja, rekrutmen, seleksi, hingga onboarding dan retensi, setiap tahap memiliki peran penting dalam rangka mendapatkan karyawan terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Perusahaan yang berhasil dalam proses hiring tidak hanya akan mendapatkan talenta terbaik, tetapi juga akan menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan positif, yang pada akhirnya akan mendukung kesuksesan jangka panjang mereka. Dengan memahami dan mengimplementasikan setiap langkah dalam proses hiring dengan benar, perusahaan dapat membangun tim yang solid dan siap menghadapi tantangan di masa depan.