Dalam struktur organisasi perusahaan, ada banyak divisi dan departemen yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bisnis. Salah satu departemen yang sering kali tidak terlalu mendapat sorotan tetapi memiliki peran yang sangat penting adalah General Affairs (GA).
Meski tidak sepopuler departemen seperti Human Resources (HR) atau Finance, General Affairs memegang peran kunci dalam menjaga operasional perusahaan tetap berjalan dengan lancar. Mari telusuri lebih dalam apa itu General Affairs, mencakup tugas GA, seberapa penting perannya dalam perusahaan, job desk, dan gaji GA per bulan.
Apa Itu General Affairs?
General Affairs, atau disingkat GA, adalah departemen dalam perusahaan yang berwenang atas berbagai aspek operasional sehari-hari yang tidak secara langsung terkait dengan lini bisnis utama perusahaan tetapi sangat penting untuk mendukung aktivitas bisnis.
Departemen GA sering kali disebut sebagai departemen “serba bisa” karena cakupan tugasnya yang luas, mulai dari manajemen fasilitas, pengelolaan aset perusahaan, hingga pengurusan administrasi umum.
General Services
General Services adalah bagian dari General Affairs yang fokus pada penyediaan layanan pendukung untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan. Layanan ini mencakup berbagai aspek yang memastikan bahwa seluruh kebutuhan dasar karyawan dan fasilitas kantor terpenuhi dengan baik.
Misalnya, General Services bertanggung jawab atas pengelolaan kebersihan kantor, layanan catering, serta pengelolaan transportasi karyawan. Selain itu, mereka juga mengelola layanan perbaikan dan pemeliharaan fasilitas seperti pendingin ruangan, lift, dan sistem keamanan.
Layanan lain yang termasuk dalam General Services adalah pengaturan ruang rapat dan penyediaan kebutuhan seperti alat tulis kantor, perlengkapan IT, dan peralatan kerja lainnya. General Services memastikan bahwa semua peralatan dan fasilitas yang digunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari tersedia dan berfungsi dengan baik.
Peran lainnya termasuk pengelolaan pengiriman surat dan paket, baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal perusahaan. Dengan memastikan semua layanan ini berjalan lancar, General Services membantu menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan nyaman bagi karyawan.
General Support
General Support lebih berfokus pada dukungan administrasi dan logistik yang dibutuhkan oleh berbagai departemen dalam perusahaan. Peran ini meliputi koordinasi antar-departemen, pengelolaan dokumen, serta dukungan dalam pengadaan barang dan jasa.
General Support berfungsi sebagai jembatan antara berbagai unit dalam perusahaan, memastikan bahwa kebutuhan logistik dan administratif setiap departemen terpenuhi tepat waktu. Misalnya, jika departemen pemasaran membutuhkan material promosi, General Support akan mengurus pengadaannya, termasuk mencari vendor, menegosiasikan harga, dan mengatur pengiriman.
Selain itu, fungsi General Support juga membantu dalam pengelolaan acara perusahaan, seperti seminar atau training, dengan mengoordinasikan kebutuhan logistik, seperti tempat, transportasi, dan konsumsi. Dengan peran yang serba bisa, General Support menjadi elemen penting dalam mendukung kelancaran operasional dan memastikan bahwa semua departemen dapat bekerja dengan efisien dan efektif.
Tugas General Affairs
General Affairs (GA) memiliki wewenang dan tanggung jawab yang beragam, tergantung pada kebutuhan perusahaan. Beberapa contoh tugas General Affairs yang utama meliputi:
1. Manajemen Fasilitas dan Aset
- Pemeliharaan Gedung dan Kantor: General Affairs bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua fasilitas perusahaan seperti gedung, kantor, dan area kerja dalam kondisi baik. Ini mencakup perawatan harian, perbaikan, dan pengelolaan utilitas seperti listrik, air, dan pendingin ruangan.
- Pengelolaan Aset: GA juga berperan dalam mengelola aset fisik perusahaan seperti kendaraan, peralatan kantor, dan inventaris lainnya, mencakup proses pencatatan, pemeliharaan, dan pengelolaan aset.
2. Pengelolaan Keamanan dan Keselamatan
- Keamanan Kantor: Sudah menjadi tugas General Affairs untuk mengatur sistem keamanan perusahaan, termasuk pengawasan CCTV, pengaturan petugas keamanan, dan pengelolaan akses ke area tertentu dalam perusahaan.
- Keselamatan Kerja: GA juga berfungsi untuk memastikan keamanan lingkungan kerja yang sesuai standar kesehatan dan keselamatan kerja. Ini mencakup pelaksanaan pelatihan keselamatan kerja dan penyediaan alat pelindung diri (APD) bagi karyawan.
3. Pengelolaan Logistik dan Pengadaan
- Pengadaan Barang dan Jasa: General Affairs sering terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan, seperti peralatan kantor, bahan bakar, atau kebutuhan harian lainnya.
- Pengelolaan Logistik: Fungsi GA juga mencakup pengelolaan logistik internal, termasuk distribusi barang antar-departemen dan pengelolaan gudang. Baca juga: Profesi Staff Gudang.
4. Pengelolaan Administrasi Umum
- Dokumentasi dan Arsip: General Affairs mengelola berbagai dokumen penting perusahaan, termasuk arsip surat-menyurat, kontrak, dan dokumen legal lainnya. GA juga bertanggung jawab untuk memastikan semua dokumen tersimpan dengan rapi, aman, dan dapat diakses dengan mudah.
- Layanan Administrasi: Layanan ini mencakup pengaturan ruang rapat, pengelolaan layanan kebersihan, dan pengelolaan transportasi bagi karyawan.
5. Manajemen Hubungan dengan Pihak Ketiga
- Hubungan dengan Vendor: General Affairs sering berurusan dengan vendor atau penyedia jasa luar yang menyuplai kebutuhan operasional perusahaan, seperti catering, jasa keamanan, atau layanan kebersihan.
- Pengelolaan Kontrak Kerja: GA juga bertugas untuk mengelola kontrak kerja dengan pihak ketiga, memastikan bahwa layanan yang diberikan sesuai dengan perjanjian.
Pentingnya Peran General Affairs dalam Perusahaan
General Affairs (GA) dianggap sebagai “departemen pendukung” dalam perusahaan. Namun, fungsi dan peran GA bisa sangat krusial dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa peran General Affairs sangat penting:
1. Menjaga Kelancaran Operasional
Tanpa General Affairs, perusahaan akan mengalami kesulitan dalam menjalankan aktivitas sehari-hari. Mulai dari masalah infrastruktur hingga kebutuhan logistik, semuanya diatur oleh GA. Ketidaksiapan atau kelalaian dalam salah satu aspek ini bisa menghambat produktivitas perusahaan secara keseluruhan.
2. Mendukung Efisiensi Kerja
Dengan mengelola berbagai aspek operasional dan administrasi, General Affairs membantu mengurangi beban tugas dari departemen lain, sehingga mereka bisa fokus pada tugas inti mereka. Misalnya, departemen HR dapat lebih fokus pada pengelolaan sumber daya manusia (SDM) karena tugas-tugas administrasi umum sudah ditangani oleh GA.
3. Mengurangi Risiko Operasional
Peran General Affairs sangat penting dalam meminimalkan risiko operasional melalui manajemen keselamatan kerja dan keamanan kantor. Dengan memastikan bahwa lingkungan kerja aman dan terlindungi, tugas GA membantu mencegah insiden yang bisa merugikan perusahaan, baik dari segi finansial maupun reputasi.
4. Memastikan Kepatuhan Perusahaan
Departemen GA juga memainkan peran penting dalam memastikan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku. Misalnya, staf General Affairs memastikan bahwa semua aspek keselamatan kerja sudah sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh pemerintah.
Tantangan yang Dihadapi General Affairs
Meski peran GA sangat penting, posisi ini juga menghadapi berbagai tantangan dalam menjalankan tugasnya, misalnya:
- Cakupan Tugas yang Luas: GA sering kali harus menangani berbagai aspek yang berbeda-beda dalam waktu yang bersamaan. Ini bisa menjadi tantangan besar, terutama dalam hal pengelolaan waktu dan sumber daya.
- Keterbatasan Anggaran: Departemen GA biasanya bekerja dengan anggaran yang terbatas, terutama dalam perusahaan yang ingin meminimalkan biaya operasional. Hal ini membuat mereka harus pintar dalam mengelola sumber daya yang ada agar tetap bisa memenuhi kebutuhan perusahaan.
- Koordinasi dengan Banyak Pihak: General Affairs harus berkoordinasi dengan berbagai departemen lain, vendor, dan pihak ketiga. Komunikasi dan koordinasi yang tidak efektif bisa menyebabkan masalah dalam operasional perusahaan.
Job Desk General Affairs
Terkait deskripsi pekerjaan (job description) untuk posisi General Affairs secara umum, ada beberapa tanggung jawab utama yang biasanya diemban oleh seorang staf GA dan manajer GA. Berikut adalah beberapa tugas penting dalam General Affairs Job Description:
- Pengelolaan Fasilitas dan Aset: Staf General Affairs bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua fasilitas perusahaan, seperti gedung, peralatan, dan kendaraan, selalu dalam kondisi baik. Ini mencakup perawatan rutin, penjadwalan perbaikan, dan pengelolaan inventaris aset.
- Administrasi dan Dokumentasi: General Affairs sering kali menangani berbagai tugas administrasi seperti pengelolaan dokumen penting, pengarsipan, serta pengurusan surat-menyurat dan kontrak. Mereka juga memastikan bahwa semua dokumen disimpan dengan aman dan mudah diakses saat diperlukan.
- Manajemen Keamanan dan Keselamatan: Tugas ini mencakup pengelolaan sistem keamanan kantor, pengaturan petugas keamanan, serta pelaksanaan prosedur keselamatan kerja untuk memastikan lingkungan kerja yang aman bagi semua karyawan.
- Koordinasi dengan Pihak Ketiga: General Affairs sering bekerja sama dengan vendor eksternal untuk kebutuhan seperti pengadaan barang, layanan kebersihan, dan perawatan fasilitas. Mereka juga bertanggung jawab untuk menegosiasikan kontrak dan memastikan layanan yang diberikan sesuai dengan standar perusahaan.
- Pengelolaan Acara dan Kegiatan Perusahaan: Selain tugas sehari-hari, General Affairs juga mungkin terlibat dalam pengorganisasian acara perusahaan, seperti rapat besar, seminar, atau kegiatan sosial, termasuk pengaturan logistik dan fasilitas yang dibutuhkan.
Secara keseluruhan, General Affairs job descriptions mencakup berbagai tanggung jawab yang berhubungan dengan operasional dan administratif, menjadikan mereka elemen vital dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan.
Rincian Gaji General Affairs Per Bulan
Untuk posisi entry-level atau junior, gaji General Affairs biasanya dimulai dari upah minimum atau UMR, misalnya Rp5 jutaan per bulan di Jakarta atau menyesuaikan UMR masing-masing daerah.
Staf GA dengan pengalaman lebih dari lima tahun atau yang memiliki keterampilan khusus, seperti manajemen fasilitas atau pengelolaan aset, berpotensi memperoleh pendapatan bulanan yang lebih tinggi, misalnya Rp15 juta per bulan.
Di tingkat manajerial, General Affairs Manager atau Head of General Affairs biasanya memiliki tanggung jawab yang lebih besar, termasuk pengelolaan tim, perencanaan anggaran, dan koordinasi dengan berbagai departemen. Gaji GA Manager bisa mencapai Rp15 juta hingga Rp25 juta per bulan, tergantung pada skala perusahaan dan kompleksitas pekerjaan.
Selain gaji pokok, karyawan General Affairs juga sering menerima tunjangan lain seperti tunjangan transportasi, makan, kesehatan, dan bonus tahunan, tergantung pada kebijakan perusahaan. Faktor-faktor seperti pengalaman kerja, pendidikan, dan keahlian khusus dapat memengaruhi penawaran gaji, serta peluang kenaikan gaji di masa depan.
Kesimpulan
General Affairs adalah departemen yang memegang peran krusial dalam operasional perusahaan, khususnya dalam hal dukungan (support) dan layanan (service) dengan cakupan yang luas. Meski sering kali tidak terlihat, kontribusi departemen GA sangat penting untuk memastikan bahwa semua aspek operasional berjalan dengan lancar.
Cakupan tugas General Affairs sangat luas, mulai dari manajemen fasilitas hingga pengelolaan administrasi umum, sehingga peran GA sangat diandalkan dan bahkan menjadi tulang punggung operasional perusahaan. Tantangan yang mereka hadapi, seperti cakupan tugas yang luas dan keterbatasan anggaran, memerlukan manajemen yang efektif dan koordinasi yang baik dengan berbagai pihak.
Sebagai bagian integral dari organisasi, General Affairs membantu menjaga efisiensi dan keberlanjutan operasional, yang pada akhirnya mendukung pencapaian tujuan bisnis perusahaan. Oleh karena itu, gaji General Affairs dan reward yang didapatkan harus sebanding dengan peran, tanggung jawab, dan kinerja mereka.
Dengan memahami job desk General Affairs secara komprehensif, siapa pun yang ingin berkarier di departemen GA bisa membantu organisasi atau perusahaan dalam menciptakan aktivitas operasional yang efisien dan efektif.
