Memastikan kepatuhan SDM (HR Compliance) sangat penting untuk menetapkan status hukum bisnis Anda dan menjamin keamanan karyawan Anda.
Tim atau personil HR Compliance yang ditunjuk biasanya bertanggung jawab untuk menavigasi berbagai hukum serta peraturan untuk mengurangi risiko hukum perusahaan. Kewaspadaan ini mengurangi risiko hukum perusahaan, melindungi dari potensi tanggung jawab, denda, dan skandal yang merusak reputasi perusahaan.
Sebagai salah satu fungsi Human Resources, penting bagi praktisi atau profesional SDM untuk memahami dengan baik HR Compliance.
Apa Itu HR Compliance?
HR Compliance adalah proses yang cermat dalam merumuskan kebijakan dan prosedur untuk memastikan organisasi atau perusahaan Anda mematuhi hukum ketenagakerjaan yang berlaku. HR tidak hanya menyesuaikan kebijakan tempat kerja dengan hukum lokal dan federal, tetapi juga menegakkan prosedur ini untuk menjamin kepatuhan karyawan.
Fungsi HR Compliance
Fungsi HR Compliance mengacu pada peran dan tanggung jawab HRD (Human Resource Department) dalam memastikan bahwa perusahaan mematuhi undang-undang dan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku. Fungsi ini memiliki beberapa tujuan utama:
1. Mengembangkan Kebijakan dan Prosedur
HR Compliance bertanggung jawab untuk merumuskan, mengembangkan, dan memperbarui kebijakan dan prosedur perusahaan agar sesuai dengan undang-undang dan regulasi ketenagakerjaan yang terus berubah. Ini melibatkan pemahaman mendalam tentang undang-undang ketenagakerjaan lokal, nasional, dan internasional.
2. Memastikan Kepatuhan
Salah satu fungsi utama HR Compliance adalah memastikan bahwa perusahaan mematuhi semua hukum dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Ini mencakup memahami perubahan dalam hukum, mengidentifikasi implikasi kebijakan, dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan kepatuhan.
3. Pelatihan dan Kesadaran Karyawan
HR Compliance bertanggung jawab untuk memberikan pelatihan kepada karyawan dan manajemen perusahaan mengenai undang-undang ketenagakerjaan, kebijakan perusahaan, dan hak serta kewajiban karyawan. Mereka juga memastikan bahwa semua anggota tim memiliki pemahaman yang baik tentang hukum-hukum ini.
4. Penanganan Keluhan dan Pelanggaran
Fungsi HR Compliance memainkan peran kunci dalam menangani keluhan internal, pelanggaran etika, atau dugaan pelanggaran undang-undang. Mereka menyelidiki keluhan, memastikan bahwa prosedur yang benar diikuti, dan menangani pelanggaran sesuai dengan hukum yang berlaku.
5. Audit dan Pemantauan Kepatuhan
HR Compliance melaksanakan audit internal untuk memeriksa apakah kebijakan dan praktik perusahaan mematuhi undang-undang. Mereka juga memantau praktik kepatuhan secara teratur untuk memastikan bahwa perusahaan tetap mematuhi standar hukum.
6. Konsultasi dan Dukungan
Bagian HR Compliance memberikan konsultasi kepada manajemen dan karyawan terkait pertanyaan atau masalah kepatuhan hukum. Mereka juga memberikan dukungan kepada tim manajemen dalam kasus litigasi atau pertanyaan hukum lainnya.
7. Pengelolaan Dokumentasi Kepatuhan
Fungsi HR Compliance bertanggung jawab untuk mengelola dan memelihara semua dokumen kepatuhan, termasuk catatan audit, kebijakan dan prosedur, serta pelatihan yang telah diberikan.
Jenis-jenis HR Compliance
Berikut adalah berbagai macam HR Compliance di perusahaan:
- Kepatuhan Undang-Undang (Statutory Compliance): Melibatkan hukum terkait upah minimum, batasan usia kerja, dan peraturan anti-diskriminasi.
- Kepatuhan Regulasi (Regulatory Compliance): Melibatkan ketaatan terhadap aturan yang ditetapkan oleh badan regulasi seperti FTC, EPA, dan CDC.
- Kepatuhan Kontrak (Contractual Compliance): Memastikan kepatuhan terhadap perjanjian dengan mitra dan karyawan.
- Kepatuhan Hukum Serikat Pekerja (Union Law Compliance): Berlaku untuk organisasi yang berurusan dengan serikat pekerja, mengharuskan kepatuhan terhadap aturan yang ditetapkan oleh serikat.
Pentingnya HR Compliance
Berikut adalah beberapa alasan mengapa HR Compliance dalam perusahaan sangat penting:
- Menghindari Konsekuensi Hukum: Ketidakpatuhan dapat mengakibatkan denda, sanksi, dan gugatan hukum, yang dapat merugikan bisnis secara finansial.
- Mempertahankan Reputasi Perusahaan: Kasus ketidakpatuhan sering dibicarakan di media, mempengaruhi reputasi Anda, retensi karyawan, dan kepercayaan konsumen.
- Membangun Lingkungan Kerja Positif: HR Compliance menciptakan lingkungan yang aman, menjadikan organisasi Anda sebagai pengusaha yang dapat diandalkan.
Contoh Masalah HR Compliance
Masalah Kepatuhan SDM (HR Compliance issues) mengacu pada situasi di mana perusahaan tidak mematuhi hukum dan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku. Ini bisa terjadi karena kurangnya pemahaman terhadap peraturan yang berubah-ubah atau karena kelalaian dalam menerapkan kebijakan yang sesuai.
Berikut adalah beberapa contoh masalah kepatuhan HR yang umum:
1. Upah Minimum
Perusahaan harus membayar upah sesuai dengan standar minimum yang ditetapkan oleh pemerintah. Masalah muncul jika perusahaan membayar lebih rendah dari jumlah ini atau melanggar aturan jam kerja yang mempengaruhi tingkat upah.
2. Jam Kerja dan Overtime
Hukum ketenagakerjaan biasanya membatasi jumlah jam kerja per hari dan memberlakukan pembayaran lembur untuk jam kerja melebihi batas waktu tertentu. Masalah terjadi jika perusahaan memaksa karyawan untuk bekerja melebihi batas waktu ini tanpa memberikan kompensasi lembur yang sesuai.
3. Diskriminasi dan Pelecehan
Hukum melarang diskriminasi berdasarkan jenis kelamin, ras, agama, orientasi seksual, dan faktor lainnya. Perusahaan yang tidak mengatasi laporan diskriminasi atau pelecehan dapat menghadapi masalah kepatuhan HR serius.
4. Peraturan Keselamatan Kerja
Ada berbagai peraturan keselamatan dan kesehatan kerja yang perlu dipatuhi oleh perusahaan. Ini melibatkan penyediaan peralatan keselamatan, pelatihan keamanan, dan prosedur evakuasi dalam situasi darurat. Kelalaian dalam mematuhi regulasi ini dapat berujung pada kecelakaan kerja dan masalah hukum.
5. Pengelolaan Data Karyawan
Dalam era digital, perusahaan harus mematuhi undang-undang privasi data ketika menangani informasi pribadi karyawan. Penyimpangan dalam hal ini dapat mengakibatkan pelanggaran privasi dan sanksi hukum yang serius.
6. Pemenuhan Kontrak dan Kesepakatan
Jika perusahaan tidak mematuhi kontrak kerja atau kesepakatan dengan karyawan, termasuk ketentuan terkait gaji, tunjangan, dan hak-hak lainnya, ini dapat menyebabkan sengketa hukum.
7. Pemenuhan Pensiun dan Manfaat Karyawan
Perusahaan yang tidak memberikan manfaat pensiun atau manfaat kesehatan sesuai dengan hukum ketenagakerjaan dapat menghadapi masalah hukum dan juga merugikan reputasi perusahaan.
8. Izin Kerja dan Kewarganegaraan
Mempekerjakan orang tanpa iz
in kerja yang sah atau tidak mematuhi regulasi terkait kewarganegaraan dapat mengakibatkan sanksi serius, termasuk denda dan penutupan bisnis.
9. Pengelolaan Serikat Pekerja
Perusahaan harus mematuhi undang-undang terkait hak serikat pekerja dan perlindungan hak-hak pekerja yang berserikat. Pelanggaran dalam hal ini dapat menyebabkan sengketa industri dan masalah hukum yang rumit.
10. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Terjadi jika karyawan diberhentikan tanpa alasan yang sah atau tanpa mengikuti prosedur yang diatur oleh undang-undang atau kontrak kerja, seperti memberikan pemberitahuan waktu yang cukup atau memberikan kompensasi dan manfaat yang sesuai.
11. Privasi dan Keamanan Data
Terjadi jika perusahaan tidak melindungi data pribadi karyawan dengan benar, mengakibatkan kebocoran data atau penggunaan data yang tidak sah.
12. Pemalsuan Dokumen Karyawan
Jika perusahaan memalsukan dokumen yang berkaitan dengan kehadiran, gaji, atau tanggung jawab kerja karyawan, ini adalah pelanggaran serius terhadap hukum.
Masalah-masalah ini sering kali menghasilkan sanksi hukum, denda, dan bahkan tuntutan hukum yang dapat merugikan perusahaan secara finansial dan merusak reputasinya. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memahami dan mematuhi semua undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku.
Masalah-masalah ini menunjukkan mengapa sangat penting bagi perusahaan untuk memahami, mematuhi, dan mengimplementasikan kebijakan HR atau HR Compliance yang sesuai dan akurat agar menghindari konsekuensi hukum dan menjaga keberlanjutan bisnis.
Cara Memastikan HR Compliance yang Optimal
Untuk menjamin kinerja HR Compliance yang baik, berikut adalah beberapa tips atau langkah yang dapat dilakukan:
- Pantau Kewajiban Kepatuhan yang Berlaku: Pertahankan daftar yang diperbarui mengenai hukum dan peraturan terkait, gunakan perangkat lunak kepatuhan seperti Donesafe atau Libryo untuk pelacakan yang efisien.
- Tentukan Tanggung Jawab Kepatuhan: Tentukan peran dengan jelas dalam tim HR, mungkin menunjuk seorang pejabat HR Compliance yang berdedikasi atau tim.
- Tetap Terinformasi: Secara teratur perbarui kebijakan untuk selaras dengan perubahan hukum; berlangganan buletin seperti HR Dive’s Compliance untuk pembaruan waktu tepat.
- Lakukan Audit Secara Berkala: Lakukan audit HR secara teratur, memastikan kepatuhan dengan hukum seperti FLSA, dan berikan pelatihan kepatuhan kepada karyawan dan manajer.
- Konsistensi adalah Kunci: Pertahankan konsistensi dalam menerapkan kebijakan, dokumen proses, dan edukasi manajer untuk mencegah pelanggaran kepatuhan.
- Manfaatkan Teknologi HR: Gunakan alat dan platform HR yang patuh seperti BerniePortal Compliance atau SAI 360.
- Buat Daftar Periksa HR Compliance yang Komprehensif: Kembangkan daftar periksa terperinci yang mencakup rekrutmen, kebijakan perusahaan, buku pegawai, dan pelatihan manajemen untuk memastikan kepatuhan terhadap semua aspek HR Compliance.
Dengan memprioritaskan HR Compliance melalui kebijakan yang cermat, karyawan yang terinformasi, dan dukungan teknologi, bisnis dapat melindungi status hukumnya, menjaga reputasi, dan membentuk lingkungan kerja yang positif.
Memahami HR Legal dan Perbedaannya dengan HR Compliance
Saat melihat lowongan kerja (loker), ada sebagian perusahaan menggabungkan HR legal dan HR Compliance untuk satu posisi, misalnya HR Legal and Compliance.
Baca juga: Profesi Legal Officer
Human Resource Legal, atau disingkat HR Legal, merujuk pada departemen atau fungsi dalam organisasi yang fokus pada aspek hukum yang terkait dengan manajemen sumber daya manusia. Bagian HR Legal bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kebijakan dan praktik perusahaan sejalan dengan undang-undang ketenagakerjaan dan peraturan pemerintah yang berlaku.
HR Legal berurusan dengan hal-hal seperti penanganan gugatan hukum, perselisihan pekerja, litigasi, dan menyiapkan kontrak kerja dan dokumen hukum lainnya. Mereka juga memastikan bahwa perusahaan mengikuti prosedur hukum yang benar dalam hal terminasi karyawan, perlindungan data pribadi, dan aspek-aspek hukum lainnya yang berkaitan dengan kepegawaian.
Perbedaan antara HR Legal dan HR Compliance
Perbedaan utama antara HR Legal dan HR Compliance adalah fokusnya. HR Legal lebih berorientasi pada aspek hukum secara umum, termasuk persiapan dokumen hukum, penanganan gugatan hukum, dan representasi perusahaan dalam masalah hukum.
Sementara itu, HR Compliance berkaitan dengan memastikan bahwa kebijakan dan praktik perusahaan mematuhi undang-undang ketenagakerjaan dan peraturan pemerintah. Ini melibatkan memastikan bahwa perusahaan mengikuti peraturan tentang upah minimum, jam kerja, perlindungan diskriminasi, dan sebagainya.
Dalam banyak organisasi, HR Legal dan HR Compliance dapat saling tumpang tindih, tetapi peran HR Legal lebih cenderung terfokus pada aspek hukum yang lebih luas dan umum, sedangkan HR Compliance lebih spesifik dalam memastikan kepatuhan terhadap aturan dan regulasi ketenagakerjaan.
Keduanya bersama-sama bekerja untuk melindungi perusahaan dari risiko hukum dan memastikan bahwa karyawan dan manajemen mematuhi undang-undang yang berlaku. Integrasi yang baik antara HR Legal dan HR Compliance penting untuk menjaga keberlanjutan dan reputasi perusahaan.
Penjelasan tentang HR Legal & ComplianceTop of Form
Mengapa sebagian perusahaan menggabungkan posisi HR Legal dan HR Compliance?
Penggabungan posisi HR Legal dan HR Compliance dalam satu jabatan, seperti HR Legal & Compliance, dapat disebabkan oleh beberapa alasan yang memungkinkan perusahaan mengoptimalkan efisiensi operasional dan memenuhi kebutuhan, termasuk:
1. Integrasi Pengelolaan Risiko
Menggabungkan fungsi HR Legal dengan HR Compliance memungkinkan perusahaan untuk mengelola risiko hukum dan kepatuhan secara terintegrasi. Kedua bidang ini sangat terkait dan memiliki tujuan yang sama, yaitu melindungi perusahaan dari potensi risiko hukum dan kerugian keuangan akibat pelanggaran kepatuhan.
2. Efisiensi Operasional
Menggabungkan posisi HR Legal dan HR Compliance mengurangi pembagian tugas dan tanggung jawab di antara dua jabatan yang sering kali bersinggungan. Hal ini dapat menghasilkan efisiensi operasional, mengurangi biaya administrasi, dan memfasilitasi komunikasi yang lebih lancar di antara departemen dan tim yang berbeda.
3. Pemahaman yang Lebih Luas
Seseorang yang memegang posisi HR Legal & Compliance cenderung memiliki pemahaman yang lebih komprehensif tentang hukum ketenagakerjaan dan peraturan kepatuhan yang berlaku. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih terinformasi dan strategis dalam konteks hukum dan kepatuhan.
4. Kemampuan Menanggapi Perubahan Hukum dengan Cepat
Kombinasi HR Legal & Compliance memungkinkan perusahaan untuk merespons perubahan hukum dan kebijakan dengan cepat. Seorang profesional yang memahami baik aspek hukum maupun kepatuhan dapat membimbing perusahaan dalam mengadaptasi kebijakan dan prosedur sesuai dengan perubahan regulasi.
5. Pengelolaan Sumber Daya
Terutama dalam perusahaan yang relatif kecil atau dengan anggaran terbatas, menggabungkan posisi HR Legal dan HR Compliance memungkinkan pengelolaan sumber daya manusia (SDM) yang lebih efektif. Ini karena peran ini memerlukan pemahaman yang serupa tentang hukum dan kepatuhan.
HR Compliance Checklist
Daftar Periksa Kepatuhan Sumber Daya Manusia (HR Compliance Checklist) adalah alat penting yang digunakan oleh departemen SDM dalam perusahaan untuk memastikan bahwa semua kebijakan, prosedur, dan praktik kepegawaian mematuhi undang-undang dan regulasi yang berlaku.
Berikut adalah item-item yang biasanya termasuk dalam daftar periksa kepatuhan HR yang diperlukan:
1. Rekrutmen:
- Memastikan iklan pekerjaan sesuai dengan hukum dan tidak diskriminatif.
- Menyusun pertanyaan wawancara yang sesuai dengan undang-undang anti-diskriminasi.
- Mematuhi regulasi lokal dan nasional mengenai pemberitahuan publikasi posisi terbuka.
- Memastikan bahwa proses rekrutmen memberikan peluang yang setara kepada semua pelamar tanpa memandang ras, gender, agama, orientasi seksual, atau cacat.
2. Proses Penggajian
- Mematuhi undang-undang upah minimum lokal dan nasional.
- Memastikan pemenuhan pembayaran lembur sesuai dengan hukum.
- Memastikan pemenuhan pajak dan potongan lainnya sesuai dengan peraturan pajak yang berlaku.
3. Buku Pegawai dan Pengelolaan Data
- Menyimpan informasi pegawai dengan aman dan sesuai dengan undang-undang privasi data.
- Memastikan bahwa data pegawai yang sensitif diakses hanya oleh orang-orang yang memiliki izin.
- Memastikan bahwa data karyawan tetap akurat dan terkini.
4. Kebijakan Perusahaan
- Menyusun kebijakan internal yang mencakup kesetaraan kesempatan, tidak diskriminasi, dan perlindungan terhadap pelecehan di tempat kerja.
- Memastikan kepatuhan dengan regulasi mengenai cuti, jam kerja, dan hak-hak karyawan lainnya.
5. Pelatihan Karyawan
- Memastikan bahwa karyawan mendapatkan pelatihan anti-harassment dan anti-diskriminasi secara teratur.
- Melakukan pelatihan tentang kebijakan dan prosedur perusahaan secara berkala.
6. Tata Kelola
- Menyusun prosedur pengaduan pekerja yang melindungi pelapor dari balasan negatif (whistleblower protection).
- Memastikan bahwa ada prosedur yang baik untuk menanggapi pelanggaran etika atau hukum.
7. Kesehatan dan Keselamatan Kerja
- Mematuhi regulasi keselamatan kerja yang berlaku di tempat kerja.
- Menyediakan pelatihan keselamatan kerja kepada karyawan dan memastikan bahwa tempat kerja memenuhi standar keselamatan.
8. Hubungan Serikat Pekerja
- Memahami dan mematuhi peraturan yang berkaitan dengan hubungan serikat pekerja.
- Menanggapi perubahan atau tuntutan dari serikat pekerja dengan sesuai.
9. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
- Memastikan bahwa setiap pemutusan hubungan kerja mematuhi undang-undang dan peraturan yang berlaku.
- Menyusun prosedur pemutusan yang adil dan transparan.
10. Pemantauan dan Revisi
- Melakukan audit internal secara berkala untuk memastikan kepatuhan terus-menerus.
- Mengupdate kebijakan dan prosedur sesuai dengan perubahan hukum atau regulasi.
Penting untuk diingat bahwa daftar HR Compliance checklist ini bersifat umum dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan dan regulasi di wilayah tempat perusahaan tersebut beroperasi. Sebuah daftar periksa kepatuhan HR yang baik harus mencakup semua aspek hukum dan kebijakan yang relevan dengan bisnis perusahaan.
Tugas HR Compliance Specialist
Ringkasan Pekerjaan: Spesialis Kepatuhan SDM bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi semua undang-undang dan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku. Mereka mengembangkan, mengimplementasikan, dan mengelola kebijakan dan prosedur kepatuhan yang memastikan bahwa praktik kepegawaian perusahaan sesuai dengan standar hukum. Spesialis Kepatuhan SDM juga terlibat dalam pelatihan karyawan dan manajemen mengenai kepatuhan hukum.
Tugas dan Tanggung Jawab
Berikut adalah job description HR Compliance yang paling umum:
- Pemantauan Kepatuhan: Memantau perubahan dalam hukum ketenagakerjaan dan mengidentifikasi dampaknya pada perusahaan. Kemudian, memastikan bahwa semua kebijakan dan prosedur perusahaan mematuhi undang-undang dan regulasi yang berlaku.
- Pengembangan Kebijakan: Mengembangkan dan memperbarui kebijakan internal perusahaan sesuai dengan perubahan hukum atau kebijakan perusahaan. Kemudian, menyusun dan mempertahankan manual kebijakan kepatuhan yang komprehensif.
- Audit Internal: Melakukan audit internal untuk memverifikasi kepatuhan dengan kebijakan dan hukum yang berlaku. Kemudian, menganalisis hasil audit dan mengusulkan perubahan jika diperlukan.
- Pelatihan Karyawan: Merancang dan memberikan pelatihan kepatuhan kepada karyawan dan manajemen perusahaan. Kemudian, mengevaluasi keefektifan pelatihan dan mengidentifikasi area untuk peningkatan.
- Penanganan Keluhan dan Pengaduan: Menanggapi keluhan dan pengaduan terkait pelanggaran kepatuhan. Kemudian, mengkoordinasikan penyelidikan internal dan memastikan tindakan korektif diambil jika diperlukan.
- Kerjasama dengan Departemen Lain: Bekerjasama dengan departemen hukum internal atau konsultan hukum eksternal untuk memastikan kepatuhan hukum. Kemudian, berkoordinasi dengan tim HR dan manajemen lainnya untuk memastikan kepatuhan praktik kepegawaian.
- Pemeliharaan Dokumentasi: Mengelola dokumen kepatuhan termasuk catatan audit, perubahan kebijakan, dan pelatihan yang telah diberikan. Kemudian, memastikan dokumentasi kepatuhan terorganisir dan mudah diakses.
Requirements
Berikut adalah kualifikasi yang dibutuhkan HR Compliance Specialist:
- Gelar sarjana di bidang SDM, Hukum, atau terkait.
- Pengalaman kerja dalam posisi kepatuhan atau hukum ketenagakerjaan.
- Pengetahuan mendalam tentang undang-undang ketenagakerjaan dan peraturan yang berlaku.
- Kemampuan analitis yang kuat dan keahlian dalam melakukan audit internal.
- Kemampuan komunikasi dan pelatihan yang baik.
- Keahlian dalam merancang dan mengimplementasikan program pelatihan kepatuhan.
Pekerjaan ini membutuhkan individu yang cermat, teliti, dan paham secara mendalam tentang hukum ketenagakerjaan. Mereka harus dapat bekerja secara kolaboratif dengan departemen lain dan memiliki kemampuan untuk mengelola informasi sensitif dan pentingnya kepatuhan hukum.