Seiring berkembangnya perusahaan, kebutuhan untuk menemukan solusi yang dapat menghemat sumber daya, mengelola data dengan lebih baik, dan mengotomatiskan tugas-tugas manual akan meningkat. Hal ini terutama berlaku untuk departemen sumber daya manusia (HRD) yang bertanggung jawab atas tugas-tugas penting mulai dari rekrutmen hingga administrasi gaji dan kompensasi.
Untuk menyederhanakan departemen SDM, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk berinvestasi dalam human resources system information (HRIS), yang berpotensi meningkatkan kinerja tim SDM sekaligus performa perusahaan secara keseluruhan.
Apa Itu HRIS?
HRIS mengacu pada human resources system information atau sistem informasi sumber daya manusia. Pada intinya, HRIS adalah solusi perangkat lunak yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengelola data dan formulir karyawan, gaji, benefit, absensi, dan informasi relevan lainnya di satu lokasi pusat.
Penggunaan HRIS dapat menghemat waktu untuk tugas administratif manual. Ini mendorong tim HRD untuk berfokus pada inisiatif yang lebih berdampak, seperti pengembangan strategi perekrutan yang tepat untuk mengisi peran terbuka dengan bakat yang paling berkualifikasi.
Meskipun fitur-fitur HRIS solutions dapat bervariasi, fitur dasarnya meliputi kemampuan untuk mengelola:
- Data karyawan
- Perekrutan (recruitment)
- Gaji
- Manfaat (benefit)
- Penjadwalan dan absensi
- Pelatihan dan kinerja karyawan
Apa Kelebihan dan Kekurangan HRIS?
Beberapa keunggulan atau manfaat utama menggunakan HRIS adalah:
- Kurangnya pekerjaan kertas: Pengumpulan dan penyimpanan data dalam HRIS meniadakan kebutuhan untuk mengisi formulir dan dokumen kertas karena informasi ini disimpan secara digital daripada dalam format fisik.
- Organisasi yang lebih baik: Penggunaan HRIS berarti data penting dikumpulkan dan disimpan di satu lokasi pusat dan dapat dicari dengan mudah. Tim SDM tidak perlu mencari secara manual melalui lemari arsip dan dokumen. Sebaliknya, data yang dicari tersedia dalam hitungan detik dengan pencarian sederhana.
- Kepatuhan yang lebih mudah: Organisasi sering kali harus beradaptasi dengan berbagai persyaratan kepatuhan yang ditetapkan oleh regulator. Sebagian besar HRIS secara teratur diperbarui oleh pembuatnya agar sepenuhnya sesuai dengan undang-undang dan peraturan di wilayah atau negara di mana perusahaan beroperasi.
- Efisiensi SDM yang ditingkatkan: Dengan aktivitas operasional yang sebelumnya memakan waktu kini dapat dilakukan dalam hitungan detik. Tim HRD yang menggunakan solusi HRIS dapat lebih fokus pada strategi bisnis (seperti meningkatkan budaya perusahaan, produktivitas, dan tingkat retensi karyawan) alih-alih menghabiskan banyak waktu untuk tugas-tugas berulang.
Sementara itu, beberapa kekurangan dari penerapan HRIS adalah:
- Keamanan data: Data yang disimpan dalam HRIS umumnya aman dan terlindungi. Meskipun begitu, kebocoran data masih bisa terjadi, yang akan mengakibatkan informasi rahasia perusahaan dan karyawan jatuh ke tangan yang salah.
- Ketergantungan berlebihan pada statistik: HRIS umumnya melacak semua informasi terkait karyawan dan dapat menghasilkan data statistik penting dalam jangka pendek, menengah, dan panjang. Namun, angka-angka ini tidak selalu mampu mengevaluasi kinerja karyawan karena beberapa aspek dari pekerjaannya hanya dapat diamati melalui interaksi langsung.
- Biaya instalasi dan pelatihan: Sistem software seperti HRIS biasanya lebih mahal dan sulit diinstalasi. Biaya instalasi, pelatihan perwakilan SDM tentang cara mengaplikasikannya, dan konsultasi lebih lanjut terkait berbagai masalah dapat menjadi beban keuangan yang signifikan bagi perusahaan kecil dan menengah.
Berapa Biaya HRIS?
Bagi banyak perusahaan, harga adalah faktor penting ketika mengimplementasikan alat atau solusi perangkat lunak baru. Pada dasarnya, ide bagus untuk memastikan bahwa manfaat menggunakan solusi baru seperti HRIS semestinya melebihi biaya yang menyertainya.
Biaya sistem informasi sumber daya manusia (human resources system information) umumnya bergantung pada sifat perusahaan dan jumlah karyawan. Sebagai contoh, biaya bulanan dapat bervariasi dari beberapa dolar per bulan hingga beberapa ribu per tahun untuk perusahaan besar. Biaya utama dari HRIS meliputi:
- Biaya perangkat lunak HR aktual: Biaya ini biasanya per bulan dan per karyawan sehingga biaya bulanan secara langsung sebanding dengan jumlah karyawan.
- Biaya setup: Beberapa HRIS memerlukan biaya setup awal. Sementara beberapa software dilengkapi dengan setup dan instalasi gratis, sistem lain dapat menghabiskan biaya lebih setiap tahun untuk setup dan pemeliharaan.
- Biaya konsultasi: Seperti biaya setup, biaya konsultasi kadang-kadang gratis, atau mungkin dikenakan biaya per jam. Perusahaan mungkin butuh konsultasi saat mencoba mengimplementasikan berbagai fitur.
- Biaya dukungan: Biaya dukungan perangkat lunak memungkinkan pengguna mendapatkan dukungan pelanggan reguler, serta pembaruan dan rilis dari developer.
Apakah HRIS Ideal untuk Semua Perusahaan?
Cara sederhana untuk menentukan apakah perusahaan siap untuk berinvestasi dalam HRIS adalah dengan mempertimbangkan berapa banyak jumlah pekerja atau karyawan.
Beberapa solusi HRIS menyarankan penggunaan sistem informasi manajemen SDM ketika perusahaan mencapai 25 karyawan. Pada titik ini, menjadi lebih sulit bagi bisnis untuk mengelola semua aspek SDM dengan akurat dan menjaga hubungan antara karyawan dan pengusaha tetap bermakna.
Saat memilih HRIS terbaik dan tepat, perusahaan juga harus mempertimbangkan kebutuhan saat ini dan masa depan. Hal ini karena seiring pertumbuhan bisnis, sistem yang saat ini bekerja dengan baik mungkin menjadi tidak efisien atau tidak efektif di masa depan.
Berikut beberapa pertanyaan yang mungkin perlu sebagai pertimbangan:
- Apa tantangan bisnis saat ini yang dapat diatasi oleh HRIS?
- Keputusan berbasis data apa yang ingin dibuat?
- Apakah HRIS dapat memberikan data dan wawasan yang dibutuhkan?
Tips Berinvestasi pada HRIS
Sebelum berkomitmen pada penggunaan HRIS, penting bagi perusahaan untuk mengetahui tingkat pelatihan dan dukungan berkelanjutan yang ditawarkan oleh software developer.
Memilih human resources system information adalah keputusan jangka panjang, jadi pastikan bahwa kontrak antara organisasi dan pembuat software mencakup spesifikasi yang jelas tentang pelatihan pasca-pembelian dan tindak lanjut. Hal ini akan membantu staf SDM untuk memahami cara menggunakan HRIS dengan efisien.
Berikut tips saat mencari HRIS terbaik:
- Fungsionalitas dan kedalaman laporan
- Harga dibandingkan dengan produk pesaing
- Reputasi pemasok perangkat lunak
- Biaya finansial dan waktu yang dihabiskan untuk mengoperasikan software selama siklus hidupnya
- Kemudahan penggunaan untuk membuat statistik berdasarkan metrik yang dicatat
- Tingkat keamanan data yang dapat disediakan
- Dukungan pasca-penjualan yang diberikan
Tugas dan Tanggung Jawab HRIS Support
Berikut adalah contoh job desk atau tugas HRIS Support/HRIS Staff yang paling umun:
- Implementasi dan Pemeliharaan Sistem: Bertanggung jawab untuk mengimplementasikan sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) di seluruh organisasi. Lalu, memastikan pemeliharaan yang lancar dari HRIS, termasuk pembaruan dan peningkatan sistem yang diperlukan.
- Dukungan Pengguna: Menyediakan dukungan teknis kepada pengguna HRIS, termasuk pelatihan pegawai dalam penggunaan sistem. Kemudian, menanggapi pertanyaan dan masalah teknis yang mungkin timbul dari penggunaan sehari-hari HRIS.
- Analisis dan Pelaporan: Menganalisis data yang dihasilkan oleh HRIS untuk memberikan wawasan kepada tim sumber daya manusia dan manajemen. Lalu, menyusun laporan periodik tentang kinerja SDM, efisiensi operasional, dan tren karyawan.
- Pemenuhan Kebutuhan Pengguna: Bekerjasama dengan departemen SDM dan departemen lainnya untuk memahami kebutuhan bisnis dan mengadaptasi HRIS agar sesuai dengan kebutuhan tersebut.
- Keamanan Data: Bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan data yang disimpan dalam HRIS. Kemudian, melakukan pemantauan terus-menerus terhadap potensi risiko keamanan dan mengambil tindakan pencegahan yang diperlukan.
- Pembaruan dan Upgrade: Mengikuti tren teknologi HR dan peraturan perundang-undangan terkini yang berkaitan dengan HRIS. Lalu, mengelola pembaruan dan upgrade sistem untuk memastikan kesesuaian dengan standar industri dan kebutuhan organisasi.
Kualifikasi yang Dibutuhkan HRIS Support
Berdasarkan beberapa lowongan kerja HRIS support atau HRIS officer, berikut cakupan kualifikasi yang dibutuhkan:
- Gelar sarjana di bidang Sistem Informasi, Teknologi Informasi, Manajemen SDM, atau bidang terkait.
- Pengalaman kerja di bidang sistem informasi sumber daya manusia atau teknologi informasi menjadi nilai tambah.
- Memahami konsep dasar sistem informasi sumber daya manusia dan perangkat lunak HRIS.
- Kemampuan untuk bekerja dengan berbagai aplikasi dan platform teknologi yang digunakan dalam konteks HRIS.
- Kemampuan komunikasi yang baik untuk berinteraksi dengan berbagai tingkatan dalam organisasi, termasuk memberikan pelatihan kepada pengguna HRIS.
- Keahlian analitis yang kuat untuk menganalisis data HRIS dan menghasilkan laporan yang bermakna bagi manajemen.
- Pemahaman mendalam tentang operasi dan kebutuhan bisnis organisasi, khususnya dalam konteks manajemen sumber daya manusia.
- Kemampuan untuk mengidentifikasi masalah potensial dan memberikan solusi secara efektif.
- Kemampuan manajemen proyek untuk mengelola implementasi dan pemeliharaan HRIS secara efisien.
- Pemahaman mendalam tentang keamanan data dan kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data pribadi.
